«Периодические издания по вопросам кадрового делопроизводства и их значение для совершенствования деятельности кадровой службы»

Целью настоящей работы является анализ содержания периодических изданий в сфере кадрового учета и управления персоналом и выявление статей, регулирующих вопросы кадрового делопроизводства.

Для достижения поставленной цели следует решить следующие задачи:

• 1. Изучить издания.
• 2. Дать им характеристику.
• 3. Выявить группы вопросов.
• 4. Представить обзор статей.
• 5. Дать подробную характеристику некоторым из них.

Исходя из цели, предметом исследования являются вопросы кадровой деятельности в периодических изданиях.

Объектом исследования являются публикации по тематике деятельности кадрового делопроизводства.

Научная новизна представленного исследования заключается в том, что в рамках данного исследования проведен комплексный анализ различных специализированных периодических изданий и их содержания.

Практическая значимость исследования обосновывается не столько актуальностью представленных публикаций в сегодняшних условиях, но также и тем фактом, что грамотная и эффективная организация кадрового документооборота в организациях способствует повышению продуктивной деятельности, а значит более успешному управлению персоналом.

При написании выпускной квалификационной работы, наибольшее внимание уделено следующим источникам:

Журнал “Кадровое дело” затрагивает проверенные и рабочие решения по вопросам связанным с кадровым делопроизводством.

Журнал “Справочник кадровика” и для кадровика нормативные акты ( приложение к журналу “Справочник кадровика”) охватывает все аспекты трудовых отношений работника и работодателя.

В журнале “Делопроизводство” кроме общих вопросов, освещается кадровое делопроизводство.

Интересным, для общего представления, стал журнал “Делопроизводство и документооборот на предприятии” где издательство поможет привести делопроизводство и документацию в соответствие с требованиями существующих стандартов и действующего законодательства, опираясь на отдельные положения Трудового кодекса, Гражданского кодекса, и других нормативно-правовых актов.

В журнале “Трудовое право” рассматриваются различные изменения в трудовом законодательстве которые охватывают в том числе и кадровый документооборот.

С.А. Глотова, А.Ю. Конькова, Ю.М. Кукарина, А.Е. Скрипко “Документационное обеспечение управления” ред. Т.А. Быковой 2016 г.

Учебник охватывает документационное обеспечение деятельности кадровой службы.

Зайцева Т.И., Крашенинников П.В. “Наследственное право. Комментарий законодательства и практика его применения” 2019 г. При невозможности определения конкретной даты смерти сотрудника, можно обнаружить общепринятое правило, устанавливающее от какого дня отталкиваться при увольнении данного сотрудника.

Трудовой кодекс РФ основополагающий документ в работе любой кадровой службы. Знание законных и подзаконных нормативных актов, умение отслеживать и учитывать судебную практику и актуальные изменения трудового законодательства, важные аспекты в работе сотрудника отдела кадров.

Федеральный закон от 8 декабря 2020 г. № 407 "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях". Вносит изменения в действующую главу 49.1 ТК РФ и вводит понятия дистанционной (удаленной работы), временной дистанционной работы и комбинированной дистанционной работы.

Федеральный закон от 16.12.2019 № 439 "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде". Установлены сроки выдачи трудовой книжки и связанная с ней информация.

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей") . Утверждается форма трудовой книжки и ее вкладыши, подробная инструкция ведения Трудовой книжки.

“Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за III квартал 2018 года" (утв. Рострудом) . Рассматривается необходимость отражения в трудовом договоре различных положений и условий, заключения дополнительного соглашения к трудовому договору.

Приказ Минздрава России от 01.09.2020 N 925н "Об утверждении порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности, включая порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа". Расширен круг граждан, которым выдается листок нетрудоспособности.

Федеральный закон от 24.11.1995 № 181 «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» . Привлечение людей с ограниченными возможностями к сверхурочным работам, работе в выходные дни и ночное время допускается с их согласия, если такие работы не запрещены им по состоянию здоровья.

Федеральный закон от 02.10.2007 № 229 «Об исполнительном производстве». Устанавливает условия и порядок принудительного исполнения судебных актов, актов других органов и должностных лиц. Требование о восстановлении на работе незаконно уволенного или переведенного сотрудника считается фактически исполненным, если работник допущен к исполнению прежних трудовых обязанностей и отменен приказ об увольнении или о переводе сотрудника.

Поставленные цели и задачи определили структуру работы. Она состоит из введения, основной части, заключения, списка использованных источников.

Введение обосновывает актуальность данной темы, отражает цели и задачи, поставленные в выпускной квалификационной работе, описывает объект и предмет исследования, раскрывает научную новизну работы, содержит обзор основных использованных источников, краткий анализ структуры Выпускной квалификационной работы.

В основной части приводится обзор изданий и их характеристика, история и направленность рубрики журналов.

В заключении подведены итоги исследования выпускной квалификационной работы, а также кратко излагаются полученные выводы.

Нельзя также забывать о социальной значимости документации по личному составу. Она важна для каждого конкретного человека, так как содержит исчерпывающую информацию о фактах его трудовой деятельности. Эти обстоятельства определяют особое внимание государства к сфере кадрового делопроизводства.

Эффективность деятельности любой организации во многом определяет качество организации работы с документами. Недаром термин «делопроизводство» в последнее время уходит на второй план на фоне более узкого и точного понятия «документационное обеспечение управления» .

Весьма хорошим подспорьем в работе документоведа или сотрудника службы документационного обеспечения управления являются профессиональные периодические журналы, отслеживание которых позволяет одновременно и развивать свои профессиональные навыки, перенимая опыт работы и находки других специалистов, и быть в курсе всех новостей в сфере ДОУ, разработки новых государственных стандартов и других нормативных или методических документов .

Поэтому мониторинг научных статей профессиональной периодики в сфере ДОУ и кадрового делопроизводства, является важным аспектом работы документоведа, так как ему необходимо не только принимать к сведению полученную информацию, но и анализировать её, выявлять в опубликованных статьях противоречия и ошибки, актуальные тенденции и важные вопросы для ведения собственной научной деятельности .

Обновление классики

Краеугольный камень документационного обеспечения управления, да и любой другой профессиональной деятельности это, конечно же, ГОСТы.

Именно они дают определение того, чем является ДОУ (деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами), они же и устанавливают требования к документам .

В последнее время заговорили об известном ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система

организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», являющемся, пожалуй, единственным, который хорошо знаком любому специалисту сферы делопроизводства . Данный документ был принят уже более 10 лет назад, а это, несомненно, срок, по прошествии которого государственный стандарт нуждается в существенной переработке, так как за прошедшее время изменялась и нормативная база, и информационные технологии, применяемые в делопроизводстве.

Вполне естественно, что целый ряд статей профессиональных журналов посвящён уже запущенному процессу обновления текущего стандарта .

В обзорной статье научных разработок ВНИИДАД, обращается внимание на то, что речь идёт о разработке нового стандарта, так как в соответствии с требованиями ГОСТ Р 1.5–2012 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные. Правила построения, оформления и обозначения» новый стандарт будет иметь другой идентификационный номер и структуру. Сделан акцент на то, что работа по модернизации ГОСТа обусловлена в первую очередь всё расширяющейся практикой применения систем электронного документооборота, и развития межведомственного электронного взаимодействия, что влечёт за собой потребность в унификации правил оформления как документов на бумажном носителе, так и электронных документов. Вполне возможен пересмотр состава реквизитов документов и правил документирования .

Более подробно этот вопрос освещают несколько авторов в разных изданиях. Статьи непосредственно посвящены подготовке нового ГОСТ Р УСД.

УСОРД. Требования к оформлению документов взамен ГОСТ Р 6.30-2003.

После непродолжительного вступления, поясняющего путь ГОСТа к тому виду, в котором он пребывает сейчас, авторы статей определяют три направления совершенствования стандарта, исходя из его содержания: " совершенствование состава реквизитов документов; " совершенствование требований к их оформлению; " совершенствование требования к бланкам документов.

Подмечено некоторое несоответствие в составе реквизитов и перечисленных в ГОСТ Р 6.30-2003 и Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Сфера действия стандарта распространяется на все организации, вне зависимости от формы собственности и организационно-правовой формы, следовательно, он должен содержать все реквизиты, применяемые в процессе подготовки документов, поэтому его рекомендуется дополнить рядом реквизитов: «Герб (геральдический знак) или иной официальный символ муниципального образования»,

«Наименование должности лица – автора документа» (реквизит бланка письма должностного лица). «Герб (государственный, субъекта Российской Федерации, муниципального образования)»

«Отметка о конфиденциальности, или гриф ограничения доступа к документу».

«Отметка о создании электронного документа» «Отметка об электронной подписи» (штамп визуализации электронной подписи).

Необходимость двух последних реквизитов обосновывается переходом к электронному документообороту и применением электронной подписи для обеспечения юридической значимости документа.

В новой редакции стандарта также предлагается уточнить правила оформления некоторых реквизитов – «грифа согласования», «отметки о наличии приложения» (в варианте приложений к распорядительным документам), прояснить вопрос титульного листа на организационно- распорядительных документах, и уточнить место и технику проставления оттиска печати.

С точки зрения создания бланков документов в новой редакции стандарта необходимо исправить несколько технических ошибок, допущенных при подготовке ГОСТ Р 6.30-2003, отразить вопрос использования электронных шаблонов бланков, исключающих необходимость изготовления бланков на бумажном носителе и прояснить нормы двуязычных (и в некоторых случаях, как в республике Крым, – трехъязычных) бланков .

Перенимая международный опыт

Умы читателей и авторов профессиональных журналов тревожит не только обновление главного ГОСТа делопроизводства. Ещё один новый ГОСТ был упомянут в обзорной статье о разработках ВНИИДАД, а через некоторое время вышла отдельная статья, посвящённая этому ГОСТу. С 1 июля 2016 г. вступила в действие новая версия национального стандарта ГОСТ Р ИСО 30300–2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь». Он разработан на основе международного стандарта ISO 30300:2011 Information and documentation.

Management systems for records. Fundamentals and vocabulary.

Автор утверждает, что «стандарт позволяет применять международный опыт построения эффективной системы управления документами. Он отражает и развитие современного научного знания в сфере управления документами.

В нём предлагается единый подход к управлению системой документации организации в целом. Стандарт ломает стереотипы документационного обеспечения в рамках отдельных функциональных подсистем».

Про этот же ГОСТ ведётся речь и в статье В. Иритиковой, в которой автор отмечает нетипичную трактовку термина СУД, а также «некоторые шероховатости терминологии нового ГОСТа, связанные с его переводным характером».

Не ГОСТом единым

Множество статей в периодике посвящены иным вопросам, и затрагивают вышеуказанные вопросы лишь косвенно .

Обычные специалисты службы ДОУ, особенно более молодые, решают проблемы по мере их поступления, интересуясь лишь тем, как оптимизировать излишне сложный документооборот в своей организации, в современных реалиях постепенного внедрения СЭД. Так, в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера» опубликован ряд статей, посвящённых инструкции по делопроизводству, составленной с расчётом на организации, уже внедрившие систему электронного документооборота.

В журнале «Секретарь-референт», в статье, посвящённой юридической стороне сроков изготовления документов, автор приходит к выводу, что, прописывая виды документов, требующих ускоренного документооборота, и сроки их обработки / подготовки в инструкции по делопроизводству, а также вводя «сквозное» информирование о прохождении документа через исполнителей и все этапы согласования в организации, можно существенно ускорить документооборот. В большинстве случаев для этого используется электронная рассылка или специальная программа с заранее предустановленными избранными отделами, участвующими в исполнении документа.

Автор статьи также считает, что можно закрепить в инструкции образцы типовых ответов на типовые запросы от различных государственных органов.

Таким образом, в результате изучения вышеперечисленных проблемных публикаций, нам стало видно, что исследование и агрегация статей из профессиональных периодических изданий представляет собой важное направление деятельности документоведа. Это позволяет быть в курсе важных тенденций и новостей теории и практики ДОУ, видеть профессионально-статистический срез: какие авторы придерживаются той или иной направленности. Это помогает профессиональному сообществу сформировать свою точку зрения.

Также уделено внимание вопросам кадрового делопроизводства. Наиболее актуальные из них: дистанционное оформление трудовых отношений; документирование трудовых отношений; работа с трудовыми книжками и сведениями о трудовой деятельности; работа с персональными данными; работа с кадровыми документами.

Самые актуальные вопросы связаны с применением дистанционных технологий и электронным кадровым документооборотом.

Электронный кадровый документооборот очень ритмично развивался в 2020 году. В электронном виде теперь формируются сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника, работающего по трудовому договору. Трудовые книжки в электронном виде заменят бумажные трудовые книжки сотрудников, в письменной форме отказавшихся от их ведения.

Работникам предстояло сделать выбор: сохранить традиционную трудовую книжку или отказаться от нее в пользу ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Необходимость обмена документами между работодателем и работником исключительно в электронном виде коснулась каждого сотрудника за последнее время.

Вместе с тем, не теряют актуальности и другие практические вопросы документирования трудовых отношений и работы с кадровыми документами.

Следует отметить ряд тенденций, которые прослеживаются при анализе содержания журналов. Одна из них – включение в авторский состав специалистов смежных отраслей знания и практической деятельности. Особенно это касается журнала «Делопроизводство». На его страницах выступали историки, юристы, экономисты, филологи, лингвисты, психологи, библиотечные специалисты, медицинские работники, а также большая группа вузовских преподавателей, имеющие ученые степени и звания в области гуманитарных и технических наук. Интегративные начала в тематике журнала и содержании статей позволили ему обрести свой собственный облик и неповторимость.

Другая тенденция проявилась в том, что к формированию тематики журналов подключились преподаватели учебных заведений и специалисты-практики многих регионов России. Их публикации обогатили содержательную направленность журналов и позволили сделать достоянием широкой общественности региональный опыт работы с документами и подготовки кадров документоведов и секретарей.

В ходе написания выпускной квалификационной работы были даны ответы на ряд важных вопросов.

Выяснили, что отзыв заявления об увольнении по электронной почте стоит внимания, и учитывать его всё же стоит.

Увидели две точки зрения на продление срочного трудового договора. Продлевать ли его или оформить заново с учетом рисков, должен решать каждый работодатель.

Уволится во время командировки сотрудник может только по собственному желанию.

Рассмотрели, как обрабатывать персональные данные сотрудника и получить от него разрешение на их обработку, и выяснили, как поступать и,что обрабатывать в случае отказа сотрудника к предоставлению этих данных.

Изучили две формы со сведениями о трудовой деятельности СТД-Р и СТД-ПФР. Первую ведет работодатель, отвечая только за данные во время работы сотрудника в данной организации, а вторую сотрудник может запросить на портале “Госуслуги”, либо в МФЦ и Пенсионном фонде РФ и получить более полные сведения о всей своей трудовой деятельности.

Ознакомились с новыми правилами оформления листа нетрудоспособности.

Исследовали, как обеспечить хранение кадровых документов, а также как уничтожить документы с истекшим сроком.

Цель и задачи дипломной работы достигнуты.

Кадровое делопроизводство постоянно развивается и никогда не стоит на месте. Сотрудникам остается только следить за нововведениями, быть начеку и продолжать вкладываться в свое дело. Тогда и в организации будет всё четко и слаженно.

В условиях административной реформы изменились функции федеральных, региональных и местных органов власти и управления, поэтому ощущается потребность в новом осмыслении и характеристике направлений их деятельности. Появление новых национальных ГОСТов в области стандартизации и информационных технологий обязывает специалистов-практиков разбираться в их системе, а утверждение профессиональных стандартов требует от работников сферы документоведения, архивоведения, секретарского обслуживания приобретения, упрочения новых компетенций. Всё это должно стимулировать редакционные коллегии профессиональных специализированных журналов обновлять содержание материалов традиционных рубрик.

Время неумолимо движется вперед, появляются не только новые технологии, но и изменяется сама сфера управления и ее информационное обеспечение. Журналы должны и впредь выполнять свою миссию и быть незаменимым источником профессиональной информации для своих подписчиков.

5. Федеральный закон "Об исполнительном производстве" от 02.10.2007 № 229.

+ еще 85 источников