«Форматы электронных документов в системах электронного документооборота»

В результате, при ведении бумажного документооборота образуется значительная часть избыточных документов, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Все это может привести к фактической неуправляемости организации, которая не лучшим образом отразится на деятельности организации.

Для разрешения проблем в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию компьютерных технологий, чтобы обеспечить эффективное централизованное управление по некоторой совокупности документов.

При принятии решения о необходимости автоматизации документооборота в той или иной организации важную роль играет множество немаловажных факторов – объем документооборота, количество сотрудников, финансовые составляющие, цели и перспективы развития и многие другие.

Самым распространенным в мире офисным пакетом является Microsoft Office. По данным International Data Corporation – одной из крупнейших компаний, работающих в области компьютерной аналитики – это приложение установлено более чем на 95% персональных компьютеров. Пакет Microsoft Office Standard Edition включает программы: Word, Excel, Access, Outlook, PowerPoint

Электронный документооборот–высокотехнологичный и прогрессивный подход к существенному повышению эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления, единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

В настоящее время существует необходимость иметь доступ к информационным ресурсам и сократить временные затраты на решение поставленных задач.

При автоматизации процесса размножения (рассылки) документов, отслеживания перемещения документов внутри организации, контроля сроков исполнения поручений существенным образом снижает трудозатраты делопроизводителей.

Автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми. Системы электронного делопроизводства и документооборота могут способствовать созданию новой организационной культуры, сделав работу служащих более легкой, интересной, значимой.

В целях внедрения новых информационных технологий в работу органов государственного управления, а значит поддержки электронного документооборота, принят и осуществляется ряд правительственных программ и решений.

Таким образом государство намерено поддерживать создание и развитие государственных и межведомственных информационно-управляющих систем, и межведомственного электронного взаимодействия. Это важно не только для государственного управления, но и для всего общества в целом.

Опираясь на единые правила, гражданам и бизнесу легче будет взаимодействовать с государством, особенно в сфере исполнения государственных услуг, в налоговой, финансовой, социальной сферах. Главное преимущество электронного документооборота – это скорость, с которой совершается обмен информацией, а также возможность компьютерной обработки цифровых данных.

Без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения не достичь высокого уровня эффективности работы, улучшения информационно-документационного обслуживания в сфере управления, повышения производительности и качества работы. При этом, каждая организация, учреждение, фирма выбирает свой путь совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ) на базе внедрения современных информационных технологий.

Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Эта задача может быть реализована как на отдельном компьютере, так и в рамках локальной сети.

Причем многие современные компьютерные системы и технологии многофункциональны и ориентированы на выполнение ряда делопроизводственных функций. Для обеспечения документационного управления используется большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники.

Для автоматизации делопроизводства с помощью компьютера в первую очередь применяется офисное приложение (или программа) Microsoft Word из пакета Microsoft Office (или аналогичное приложение других фирм).

В среде пакета Microsoft Office решение задач реализуется при помощи возможностей таких приложений как Exel, Word, Access, Power Point, Outlook. Компьютер представляет наибольшие возможности для облегчения и ускорения создания документа.

Другим приложением, с которым вам часто придется работать в процессе делопроизводства, является табличный процессор Microsoft Excel — программа создания, обработки и анализа электронных таблиц.

6. Орлова О.Н. и др. Нормативно-правовые основы документационного обеспечения управления в России. Материалы межкафедральной конференции «Проблемы формирования кадрового состава органов государственного и муниципального управления на современном этапе» адресованы специалистам в области государственного и муниципального управления: Академия ГПС МЧС России, 2019. – 156 с.