«Понятие электронного документа (ЭД).»

Сегодня состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:

 наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;

 созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;

 расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения.

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование новых информационных технологий. Среди наиболее важных и массовых сфер, в которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых управленческой деятельностью.

Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты - от обеспечения простейших функций служебной переписки до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решений. Персональные компьютеры, лазерная и оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным специалистам получать в нужное время и в полном объеме необходимую информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей.

Целью контрольной работы является определение понятия электронного документа (ЭД)

Документы различают:

1. По назначению - организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность); распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение); информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка); учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.).

2. По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.).

3. По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал).

- - -

2. ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

1. Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации.

2. Функции, обеспечивающие процесс управления.

3. Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

 Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,

 Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,

 Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа (табл.1):

На сегодняшний день этот уровень автоматизации делопроизводства в государственных учреждениях можно считать пройденным. Системы управления бумажным документооборотом активно функционируют в ряде ведомств, но их ограничения уже отчетливо осознаются. Организации, в свое время не внедрившие у себя такие системы, в сегодняшних условиях стремятся миновать их и начинать сразу со второго уровня.

Ключевым признаком этого второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети с одного рабочего места на другое, а также обмениваться документами с внешним миром посредством электронной почты. Нередко к системе подключаются и справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов). Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость их довольно высока – порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место.

5. Баласанян В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием // Секретарское дело. 2018. №2.

6. Басаков, Михаил Иванович Делопроизводство Ростов-на-Дону: Феникс, 2021

7. Галахов, В. В. Делопроизводство Москва: Проспект, 2021

8. Грабауров М. Информационные технологии. -М.: Финансы и статистика, 2019.

9. Иванова, Наталия Васильевна Информационная безопасность систем электронного документооборота Санкт-Петербург: ПГУПС, 2021

10. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. - М., 2020.