«Делопроизводство и документооборот»

Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1: 1983, ИСО 5127-2: 1983, ИСО 5127-3: 1988 и др.). Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены:

1) форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216: 1975);

2) межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882: 1979);

3) формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990).

Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления писем международных. Так, в ГОСТ Р 6.30–97 сего дополнениями, которые введены в действие с 1 апреля 2000 г., приводятся требования к размещению и оформлению 19 реквизитов, а в стандартах ИСО их определено 12.

Сотрудникам предприятия дела выдаются по указанию руководителя структурного подразделения, где находятся на оперативном хранении дела. При выдаче дел сотрудникам с них берется расписка. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок до одного месяца.

На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту  заместитель дела. Карта содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, кому выдано (ФИО), название структурного подразделения, подпись исполнителя, срок возврата, отметку о возврате и примечание.

1. Аксенов Ю.М., Анодина Н.Н., Кирсанова М.В. Деловая переписка: учебное пособие. – М., 2004.

2. Андреева В.И. Образцы документов по делопроизводству. – М., 2008.

3. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. – М., 2002.

4. Охотников В.А. Делопроизводство. – М., 2006.

5. Теппор Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру. // Секретарское дело. 2004. №1.