«Информатизация процессов управления взаимоотношениями с поставщиками (на примере строительного предприятия)»

Взаиморасчеты с поставщиками – трудоемкий и подверженный человеческим рискам процесс. Решением является автоматизация, которая позволяет избавиться от хаотичности процессов и бюрократизма, сократить время согласования заявки на оплату внутри предприятия, устранить ошибки и не раздувать штат компании при появлении дополнительных поставщиков.

Существуют ситуации, когда руководство предприятия принимает решение о вводе или выводе номенклатурных единиц (например, если другой поставщик предлагает более выгодные условия, более серьезные скидки или при расширение ассортимента). Этот процесс может быть подвер-жен человеческим рискам – например, здесь возможен сговор с поставщиком со стороны менеджера по закупкам. Для того чтобы предотвратить эти нарушения и сделать ввод номенклатурных единиц процессом, полностью контролируемым руководством предприятия, используются автоматизированные учетные системы.

Автоматизация процессов управления товарным запасом позволяет оперативно и точно проводить инвентаризацию, будучи уверенным, что ни-кто из сотрудников не сможет сделать приписок или скрыть факт недостачи. Итоговые данные инвентаризации могут быть использованы для анализа потерь и хищений товаров во всем предприятии, либо в его филиалах.

В процессе приемки, хранения и товаров нередко возникают случаи, когда теряется их товарный вид или качество. Если факт брака не будет обнаружен, предприятие понесет убытки. Для того чтобы обнаружить брако-ванный товар, быстро принять решение о его списании, доработке или использовании в производстве и составить все необходимые документы, нужна учетная система. Она позволит пресечь хищения товара, списывая это на брак, и поможет эффективно использовать этот актив.

Производственный учет является частью управленческого учета предприятия. Его цель – определить соотношение затрат и выручки на единицу продажи. Производственный учет выполняет еще одну важную функцию – дает возможность обнаруживать резервы повышения рентабельности. Для начала, нужно определить, как соотносятся издержки на сырье с доходами от продаж. Для этого необходимо соотнести учетные единицы сырья с учетными единицами готовой продукции, что является трудностью для многих предприятий. Кроме того, серьезную проблему составляет учет произведенной продукции и ее оприходование. В решении этих – и многих других проблем может помочь учетная система.

Все изложенное выше определяет актуальность темы информатизации процессов управления взаимоотношениями с поставщиками.

Степень изученности проблемы. Данная проблема неоднократно освещалась в трудах отечественных и зарубежных авторов. Можно выделить работы Б.А. Аникина, Н. Басиной, А.М. Гаджинского, Э. Ершовой, Ю. Жюкене, В.А. Карташева, Е.И. Корнеевой, Т. Ломбардо, У. Макмиллана, Л.Б. Миротина, О.С. Монаковой, А.А. Сорокина, А. Хаустова, Л.С. Хортонена.

Цель и задачи дипломной работы. Целью работы является анализ теоретических и практических аспектов построения эффективной информационной и автоматизированной системы закупки продукции. На основании поставленной цели в работе определены следующие задачи:

1. Анализ принципов закупочной логистики как способа формирования эффективной закупочной системы предприятия.

2. Анализ основных принципов организации эффективной службы снабжения предприятия.

3. Изучение методов автоматизации и информатизации взаимоотношений с поставщиками.

4. Анализ хозяйственной деятельности строительного предприятия.

5. Изучение системы закупок строительного предприятия, выявление ее достоинств и недостатков.

Разработка предложений по автоматизации и информатизации закупочной системы строительного предприятия, расчет их экономической эффективности.

Объект и предмет исследования. Объект исследования – система взаимоотношений с поставщиками строительного предприятия ООО «СК Авангард». Предметом исследования данной работы являются автоматизированные системы управления поставками.

Теоретическая база. Теоретической базой исследования является рос-сийская и зарубежная научная и техническая литература, посвященная автоматизированным системам управления взаимоотношениями с поставщиками.

Информационная база. Информационной базой исследования является документация, посвященная автоматизированным системам управления взаимоотношениями с поставщиками.

Методы исследования. Для решения поставленных в работе задач ис-пользовались как общенаучные, так и специальные методы анализа и синтеза, логического и ситуационного анализа.

Научная и практическая значимость работы. Научная и практическая значимость работы заключается во внедрении ее результатов на строительном предприятии.

Структура дипломной работы. Работа включает в себя введение, три главы и заключение. Первая глава посвящена теоретическим аспектам рассматриваемой проблемы. Во второй главе дается организационно-экономическая характеристика конкретного предприятия и подробно анализируется его система закупок. В третьей главе содержатся предложения по информатизации и автоматизации системы взаимоотношений с поставщиками предприятия.

Автоматизированные системы управления отношениями с поставщиками позволяют решать следующие задачи :

• Осуществлять сбор, регистрацию и анализ потребностей всех подразделений компании в закупках материалов и услуг. Планировать график закупок.

• Выбирать оптимальные источники поставок (проводить оценку квали-фикации поставщиков, тендеры и аукционы).

• Заключать и контролировать исполнение контрактов (договоров) с поставщиками.

• Организовать централизованное снабжение всего предприятия и учет общих затрат на снабжение.

• Осуществлять тактический и стратегический анализ отношений с по-ставщиками.

Основные элементы автоматизированной системы управления закупка-ми включают в себя следующие элементы :

• база данных зарегистрированных поставщиков;

• единый каталог продукции поставщиков;

• система документооборота, использующая алгоритмы электронной цифровой подписи;

• система тендерных торгов;

• система совместных закупок (объединение нескольких покупателей для снижения стоимости закупки);

• платежная система;

• система кредитования и страхования сделок;

• система управления логистикой;

• модуль интеграции с различными учетными системами (бухгалтерски-ми, складскими) покупателей и поставщиков;

• система безопасности данных.

Как элемент макрологистической системы служба снабжения устанавливает хозяйственные связи с поставщиками. Служба снабжения, являясь элементом организовавшего ее предприятия, вписывается в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи «снабжение – производство – сбыт».

Для того чтобы разработать оптимальную стратегию закупок необходимо следующее:

1) помочь идентифицировать продукты и услуги, которые лучше приобрести извне;

2) осуществить поиск, оценить и выявить лучшего поставщика, лучшей цены и доставки выбранных продуктов или сервисных услуг.

Эти цели могут быть достигнуты при соблюдении следующих условий:

1) выдерживание обоснованных сроков закупки сырья, материалов, (составление графиков поставки, графиков оплаты);

2) обеспечение точного соответствия между количеством поставок и по-требностями в них (срок оборачиваемости транспорта, выдерживание временного показателя);

3) соблюдение требований производства по качеству готовой продукции.

Одной из основных проблем, возникающих при закупке сырья, материалов, комплектующих, является выбор поставщика. Важность ее объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков одинаковых товаров, но главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером заказчика в реализации его логистической стратегии.

В последние десятилетия разработан ряд систем снабжения ориентиро-ванных на конкретные потребности. При управлении материальными потоками в рамках внутрипроизводственных логистических систем используют два основных способа: толкающий и тянущий.

Применение информационных технологий при осуществлении закупок приводит к повышению производительности процесса закупки. Автоматизация процессов управления закупками и заказами является важной составляющей обеспечения качества производимой продукции, обеспечения беспрерывного снабжения производства материалами и выполнения заказов в соответствии с запланированными сроками без превышения плановой себестоимости. Повышение эффективности функционирования и организации системы управления закупками в условиях рынка не представляется возможным без совершенствования информационного обеспечения подготовки управленческих решений, широкого использования современных средств вычислительной техники и автоматизированных информационных систем для анализа принимаемых решений и прогнозирования развития предприятия. Основной целью построения информационной системы управления поставками является удовлетворение потребностей хозяйственной деятельности в материалах с максимально возможной экономической эффективностью.

В работе был проведен анализ системы управления закупками строительной компании ООО «СК Авангард», в системе закупок которой были выявлены следующие этапы ее организации: определение потребности в материале, выбор поставщиков, обработка заказов, оплата материалов, поступление и оприходование материалов, контроль выполнения условий договора. Система взаимоотношения с поставщиками предприятия включает в себя эпизодическое использование ресурсов программы 1С Предприятие. При этом в процессе анализа были выявлены следующие недостатки использования данной системы:

• отсутствие контроля на стадии отправки запросов возможным постав-щикам;

• возможность сговора менеджеров по закупкам с поставщиками;

• отсутствие четкой системы контроля платежей;

• отсутствие единой системы отслеживания характеристик закупаемых товаров.

В работе была предложена к внедрению автоматизированная система учета закупок фирмы ЗАО «ЭпикРус» (г. Москва). Система была выбрана среди аналогичных по следующим параметрам: простота внедрение, функциональность, соотношение затрат, цена. Проведенные в работе расчеты подтвердили экономическую эффективность внедрения данной информационной системы.

7. Богатова Т. Современный склад: тенденции и перспективы.// PC Week. – 2008. – №29. – С. 48-56.

8. Ваньян П.Л. Управление запасами как точная наука. // Склад и техника. –2009. – №1. – С. 55-62.

9. Васильев Г.А. и др. Логистика. – М.: Экономическое образование. 1993. – 336 с.

10. Вифлянцев Д.А. Производственное и функциональное управление: от MRP к ERP и CSRP. – М.: Инфра-м, 2008. – 328 с.

11. Гаджинский А.М. Логистика: Учебник для высших и средних специаль-ных учебных заведений. – М.:ИВЦ «Маркетинг», 1998. – 257 с.

12. Дегтяренко В.Н. Основы логистики и маркетинга.– Учебное пособие. Рос-тов-на-Дону: РГАС, 1995. – 259 с.

13. Ершова Э. Автоматизация складов: камни преткновения. // Логистика. – 2008. – №2. – С. 44-51.

14. Жюкене Ю. Закупки по плану. // РНК. – 2005. – №5. – С. 42-55.

15. Карташев В. А. Система систем. Очерки общей теории и методологии.  М.: Прогресс-Академия, 1995. – 442 с.

16. Коммерческо-посредническая деятельность на товарном рынке. – Учеб. пособие / Под общ. научной ред. проф. А. В. Зырянова. Екатеринбург, 1995. – 442 с.

17. Корнеева Е.И. Финансовое управление закупками в торговых организа-циях. // Финансовый менеджмент. – 2001. – №2. – С. 52-59.

18. Костоглодов Д.Д., Парамонов М.Ю., Стаханов В.Н., Шахнулов Э.А. Экономика коммерческого предприятия: Учебное пособие.– Ростов-на-Дону: Ростовская государственная экономическая академия, 1995. – 441 с.

19. Костоглодов Д.Д., Саввиди И.И. Управление маркетингом предприятия. – Ростов-на-Дону: Ростовская государственная экономическая академия, 1995. – 350 с.

20. Костоглодов Д.Д., Саввиди И.И., Стаханов В.Н. Маркетинг и логистика фирмы. – М.: Издательство «Приор», 2000. – 337 с.

21. Котлер Ф. Маркетинг, менеджмент: Пер. с англ.– СПб: Питер, 2000. – 620 с.

22. Котлер Ф. и др. Основы маркетинга: Пер. с англ.– 2-е европ. изд. – М.; СПб.; Киев.: Издательский дом «Вильямс», 2000. – 702 с.

23. Кузьмичев Д. Складское оборудование. // Новости торговли. – 2001. – №4. – 662 с.

24. Ломбардо Т. Особенности учета специфики клиента при решении задачи управления цепочками поставок. // Маркетинг. – 2006. – №6. – С. 51-59.

25. Любовина Д. Уникальная задача. // Директор. – 2008. – №1. – С. 69-71.

26. Макмиллан У. Японская промышленная система / Пер. с англ. – М.: Про-гресс, 1998. – 721 с.

27. Малиновская О. Учет и управление закупок. // Менеджмент. – 2006. – №2. – С. 36-51.

28. Матюхин А.Б., Немчин А.М. Организация строительства. – Учебное посо-бие. – СПб.: ЛИЗИ, 1998. – 231 с.

29. Миротин Л. Б., Ташбаев Ы.Э. н др. Транспортная логистика: Учеб. пособие. – М.: Брандес, 1999. – 447 с.

30. Миротин Л.Б. Логистика интегрированных цепочек поставок. – М.: Бран-дес, 2005. – 670 с.

31. Монакова О.С. Создание эффективной системы управления закупками. – М.: ИВЦ, 2007. – 342 с.

32. Некрасов А.Г. Интегрированная логистическая поддержка поставок ресурсов. // Логистика в торговле. – 2006. – №4. – С. 17-32.

33. Петрушин О.А. Разработка динамичных систем оптимизации и прогнозирования класса DFS. // Логистика в торговле. – 2007. – №3. – С. 21-34.

34. Раицкий К.А. Экономика предприятия: Учебник для вузов.– М.: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 1999. – 422 с.

35. Рейфе М.Е. Организация развития логистической деятельности на опто-вом рынке. // Управление предприятием. – 2002. – №3.

36. Сидоренко О. Эффективные методы внедрения WMS. Что такое «АйТи Аутсорсинг». // Склад и техника. – 2007. – №8. – С. 45-66.

37. Скоромников В. Стратегическое и оперативное управление затратами. – М.: ИВЦ Маркетинг 2007. – 522 с.

38. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем: Учебник для вузов. – М: Финансы и статистика, 2003. – 466 с.

39. Стаханов В.Н., Ивакин Е.К. Маркетинг строительства. – Учебное пособие. Ростов-на-Дону: РГСУ, 2000. – 267 с.

40. Уваров С.А. Логистика: общая концепция, теория, практика. – СПб.: ИН-ВЕСТ-НП, 2006. – 360 с.

41. Федосеев Б.В. Логистика 1.2 – система управления материальными запасами. // Компьютер в бухгалтерском учете и аудите. – 2006. – №3. – С. 22-27.

42. Хаустов А. Российский рынок систем управления поставками. // Логисти-ка в торговле. – 2005. – №5. – С. 33-59.

43. Хортонен Л.С. Единая информационно-образовательная среда // Мате-риалы IV Международной междисциплинарной науч.-практ. конф. «Современные проблемы науки и образования». Ялта, 2003 . – С. 18-22.

44. Хруцкий В.Е., Корнеева И.В. Современный маркетинг – настольная книга по исследованию рынка: Учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 1999. – 433 с.

45. Шинкин А.В. Моделирование процесса закупок. // Логистика. – 2007. – №3. – С. 56-65.

46. Шинкин А.И. Управление запасами: от модели к реализации. // w*w.segmentation.r*

47. Юрасов А.В. Электронная коммерция. – М.: Дело, 2003. – 427 с.