«Основные функции и классификация документов. Правила адресования документов. Служебные записки. Оформление дел.»

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Социальная функция присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ может влиять на социальные отношения в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться.

Реквизит «адресат» является одним из важных реквизитов документа. Он характеризует географическое и иерархическое положение документа. Адресат – это получатель документа (в отличие от адресанта – отправителя документа). Данный реквизит указывает, кому предназначена заключенная в документе информация. Обозначение адресата на документе необходимо экспедиционной службе организации для отправки (доставки) корреспонденции по назначению. При получении корреспонденции по адресату служба документационного обеспечения управления определяет правильность вложения и доставки документа по назначению. Грамотное и точное оформление реквизита «адресат» позволяет при получении документа быстро определить должностное лицо или структурное подразделение, которому подлежит передать документ на исполнение или рассмотрение.

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

- не проводить систематизацию документов в деле;

- не нумеровать листы дела;

- не составлять заверительные надписи.

При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

5. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: Учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. - М.: Мастерство, 2000. - 176 с.

6. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - М.: Дело, 1999. - 232 с.