«Документационное обеспечение управления в федеральных органах исполнительной власти (на примере Управления Роспотребнадзора по Московской области)»

В связи с реформами в области реорганизации государственных служб и органов управления, возрастает количество документируемой информации. Традиционные методы работы с документами уже не позволяют качественно и оперативно обрабатывать документный массив. Поэтому в государственных органах исполнительной власти на современном этапе, активно внедряются компьютерные технологии, автоматизированные системы обработки документов.

В России принята программа «Электронная Россия». Она из её задач – это совершенствование деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления на основе использования информационных и коммуникационных технологий. Один из аспектов данной задачи заключается в совершенствовании документационного обеспечения управления (далее ДОУ) в федеральных исполнительных органах власти. В связи с этим федеральные органы исполнительной власти внедряют в делопроизводство компьютерные технологии.

В связи с отмеченными процессами возникает необходимость в создании новых нормативно-правовых актов по вопросам организации работы с документами, которые отвечали бы современным требованиям. Это одна из проблем нормативно-правовой базы документационного обеспечения управления.

Однако, все действующие нормативные акты, стандарты являются общими и не могут учитывать особенностей ДОУ в конкретных федеральных органах исполнительной власти. К ним можно отнести:

• особенности процессов документооборота;

• организация службы ДОУ;

• количественный состав сотрудников, связанный с обслуживанием процесса документооборота;

• функциональные особенности автоматизации документооборота и т.д.

Для оптимизации ДОУ в конкретном федеральном органе исполнительной власти, недостаточно использовать только существующие методические положения. Необходим комплексный анализ ДОУ в органе исполнительной власти. На основе данного анализа необходимо разрабатывать проект по совершенствованию ДОУ в органе исполнительной власти. Данную задачу должны осуществлять специалисты по ДОУ, информационным системам, работающие в органе исполнительной власти. Стоит отметить, что разработанные предложения по совершенствованию не носят индивидуальный характер и могут быть использованы в других органах исполнительной власти для разработки аналогичных программ по совершенствованию ДОУ.

Роспотребнадзор – это орган исполнительной власти, осуществляющий надзор и контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации в области обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения. От деятельности Роспотребнадзора зависит санитарно-эпидемиологическое благополучие населения Российской Федерации. Процесс деятельности организации связан с большим объёмом документооборота. В связи с этим совершенствование ДОУ в Роспотребнадзоре является важной управленческой задачей. Вышеотмеченные аспекты и обуславливает актуальность дипломного исследования.

Степень изученности темы. Анализ работ, посвящённых документационному обеспечению деятельности в государственных органах исполнительной власти, показывает, что работ в данной области достаточно много.

Много исследований посвящено различным аспектам делопроизводства в государственных организациях. Достаточно много работ, опубликованных в последние годы. Они учитывают последние разработки в области методического обеспечения ДОУ. На наш взгляд, можно выделить следующие значимые работы: И.Н. Кузнецова, И.В. Андреевой, В.В. Галахова, Л.В. Санкиной, Т.А. Быковой, коллективная работа авторов ВНИИДАД и др.

Например, в работе И.Н. Кузнецова «Делопроизводство» представлены справочные данные, необходимые для подготовки деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным ком-пьютером; решения других вопросов, возникающих в повседневной работе делопроизводителя.

В работе И.В. Андреевой «Делопроизводство: организация и ведение» дается системное представление о составе управленческой документации, сформулированы требования к общей и специальным системам делопроизводства. Освещается практика ведения делопроизводства в российских организациях.

В работе В.В. Галахова «Делопроизводство: Образцы, документы, организация и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения всех видов внутренних документов, кадровой документации и внешней деловой переписки, приведены рекомендации по подготовке текстовых и табличных документов с учетом возможностей компьютерных технологий. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации и повышения эффективности деятельности любой организации. Предложены критерии выбора офисной техники и рекомендации по ее эксплуатации, а также инструктивно-методические материалы по технике безопасности.

В работе Л.В. Санкиной, Т.А. Быковой «Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества)» рассматриваются основные аспекты делопроизводства в коммерческой организации. Однако, материалы книги можно использовать и при разработке предложений по совершенствованию ДОУ в государственных организациях.

В коллективной работе «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации» проведён анализ современных законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации и документации, даны методические материалы по разработке положения о службе ДОУ, инструкции по ДОУ. Все методические материалы разработаны на основе современных нормативных и методических документов в сфере информации и документации. Данная работа является, на наш взгляд, наиболее значимой при разработке предложений по совершенствованию ДОУ в органах исполнительной власти.

Использование информационных технологий в сфере ДОУ анализируется в работах следующих авторов: Т.В. Кузнецовой, М.И. Басакова, Е. Гореткиной, Н. Ермолаевой, В.Э. Баласняна, Д.В. Пашкова.

Стоит отметить работу Т.В. Кузнецовой, в которой контроль исполнения анализируется в аспекте активного применения «сетевых» технологий, учитывает преимущества объединения компьютеров организации в локальную сеть для документационного обеспечения деятельности.

Интересна работа ростовского автора М.И. Басакова «Современное делопроизводство». Значительное место в ней занимают разделы использования «сетевых» технологий в автоматизации документационного обеспечения управления, то есть, автоматизации второго поколения. Однако много статей, посвящённых использованию электронного документооборота в организациях.

Рекомендации по выбору системы автоматизации даётся в статьях Гореткиной Е., Ермолаевой Н. Они рассматривают основные функции, которые должны обеспечивать системы электронного документооборота в организации, приводят необходимые требования к программному обеспечению. В статьях Баласаняна В.Э., Пашкова Д.В. рассматриваются сравнительные характеристики электронных систем документооборота.

Достаточно много работ, посвящённых различным аспектам делопроизводства: кадровым, охраны труда и т.д. В работе Д.Л. Щур «Справочник по делопроизводству для специалистов по охране труда» приводятся образцы и формы документов, составляемых специалистами по охране труда и образуемых в процессе выполнения ответственными за охрану труда своих обязанностей. В работе А.В. Сазыкина «Кадровое делопроизводство» излагаются требования к документированию трудовых отношений: заключения, прекращения и изменения трудового договора, отпусков, коллективных договоров и соглашений. Широко представлены образцы документов, используемые в работе кадровых служб предприятий, организаций.

В целом, в большинстве работ изложены различные аспекты ДОУ в государственных организациях. Однако, основные аспекты совершенствования ДОУ в государственных организациях на современном этапе с учётом использования автоматизированных технологий не проводится. Данная проблема и обусловила выбор темы дипломной работы.

Обзор источников. При подготовке дипломной работы нами был проанализирован ряд законодательных и нормативных актов, регламентирующих документирование и работу с документами в государственных организациях.

Нормативно-правовая база документирования и работы с документами на современном этапе – это совокупность законодательных актов Российской Федерации, которые регламентируют вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации.

Конституция Российской Федерации – это главный документ, имеющий высшую юридическую силу. Она определяет все основные законные и подзаконные акты на территории РФ. В Конституции отраженна соподчиненность основных видов документов: законов, указов Президента и постановлений Правительства РФ.

Гражданский кодекс Российской Федерации частично затрагивает вопросы, определяющие порядок документирования. В главе 4 приводится список существующих форм юридических лиц. В статьях, посвященных характеристике вышеперечисленных формах юридических лиц, приводятся некоторые виды документов, создаваемых в процессе образования этих лиц.

Любая организация осуществляет найм сотрудников, заключает с ними трудовой договор, перемещает их в организации, прекращает трудовые отношения. Данные процессы регламентируются Трудовым Кодексом РФ.

Основной нормативно-правовой акт, регламентирующий документационные процессы, это Федеральный закон «Об информации, информатизации, информационных технологиях и защите информации». Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, связанные с информацией и ее документирования.

Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи», устанавливает правовые основы использования электронной цифровой подписи в электронных документах. Сфера применения этого закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок, но не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи.

Большая часть управленческих документов относится к текстовым документам, то есть к документам, содержащим речевую информацию, зафиксированную с помощью языковых средств. Использование языка в официальном делопроизводстве регулируется Законом Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации», а также Федеральным законом «О государственном языке Российской Федерации». В соответствии с этим законом на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках может вестись также на государственных языках данных республик.

Федеральный конституционный закон Российской Федерации «О государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 года определяет порядок его официального использования, то есть, размещение государственного герба на бланках документов различных органов.

В 2004 году вышел Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» определяет порядок документирования и организации работы с документами в области «бухгалтерского учета».

В Федеральном законе «Об основах государственной службы Российской Федерации» от 31 июля 1995 года, посвященном правовым основам организации государственной службы и государственных служащих, регламентируется порядок документирования поступления на службу, прохождения службы и т.п. Закон определяет обязательный порядок ведения личных дел государственных служащих.

Порядок работы с обращениями граждан установлен Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации». Данный закон является важным в регламентировании ДОУ в федеральных органах исполнительной власти.

Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц» указывает на обязательную регистрацию создаваемых, реорганизуемых или ликвидирующихся юридических лиц . Этот закон распространяется на всех юридических лиц, действующих на территории Российской Федерации.

Федеральный закон РФ «О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27 декабря 2002г введен вместо ранее существовавшего закона «О стандартизации» № 5154-1 от 10 июня 1994 г., который был отменен с 1 июля 2003г. В настоящее время стандарты могут быть международными, национальными, корпоративными и т.д., при этом использование любого стандарта является только рекомендательным, а не нормативно-методическим.

Федеральный закон «О лицензировании отдельных видов деятельности» от 8 августа 2001 года регламентирует порядок выдачи лицензии на осуществление определенного вида деятельности. Стоит отметить, что данный закон регламентирует и документационное обеспечение деятельности Управления, а также целое направление его деятельности, связанное с выдачей лицензий.

Так как в деятельности управления, часть документов представляет государственную тайну, был проанализирован закон «О государственной тайне».

В ходе анализа истории развития Управления был проанализирован ряд федеральных законов, регламентирующих деятельность управления:

• Закон РФ № 2300-I от 07.02.1992г. «О защите прав потребителей»;

• Федеральный закон «Основы законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан»;

• Федеральный закон «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»;

• Федеральный закон «О качестве и безопасности пищевых продуктов»;

• Федеральный закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора);

• Федеральный закон «Об охране окружающей среды»;

Так как, отдельные вопросы документирования и работы с документами регламентируются указами Президента РФ и Постановлениями Правительства, в ходе подготовки дипломной работы были рассмотрены данные нормативные акты.

Порядок принятия и вступления в силу нормативных актов регулируется Постановление Правительства Российской Федерации № 1009 от 13 августа 1997 года «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».

Так как все федеральные органы исполнительной власти в процессе своей деятельности используют печати и бланки с изображением государственного герба РФ, то было проанализировано Постановления Правительства РФ, регламентирующее данную сферу.

С целью анализа норм времени, необходимых на документационное обеспечение управления в федеральных органах исполнительной власти было проанализировано соответствующее Постановление Минтруда.

Стоит отметить, что для регламентации ДОУ в органах федеральной власти в 2009 году вышли Правила делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти. Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Документационное обеспечение деятельности в Управлении также регламентируется нормативно - методическими актами. Был рассмотрен ряд основных нормативно-методических документов.

Основные требования к стандартам, их оформлению и содержанию даны в ГОСТ Р. 15-92.

В 2007 году вышел системообразующий стандарт в области управления документами ГОСТ Р ИСО 15489-2007 «Система стандартов по информации и библиотечному, издательскому делу. Управление документами. Общие требования». ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 на сегодняшний день заполняет собой брешь, образовавшуюся в сфере нормативно-методического обеспечения в области управления документами. Стандарт является основным в сфере ДОУ и распространяется на систему менеджмента качества, выстраиваемую по международным стандартам ИСО.

Документом, устанавливающим общие требования к службам документационного обеспечения, документам и технологиям работы с ними являлась Государственная система документационного обеспечения управления, однако положения этого документа в настоящее время в значительной своей части устарели.

В 1994 году постановлением Госстандарта России был принят и введен в действие Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД - 93). В него включены общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные системы документации (УСД), обязательные для применения при документационном общении юридических лиц, которые состоят из определенного систематизированного набора унифицированных форм документов.

Все термины и определения ДОУ даны в базовом стандарте «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Данный Гост был рассмотрен в дипломной работе. Требования к организационно-распорядительной документации даны в ГОСТе Р 6.30-2003. Так как данные Госты непосредственно связанны с ДОУ, они рассматривались при подготовке дипломной работы.

Таким образом, нормативно-правовая и нормативно-методическая базы, регламентирующие ДОУ в федеральных органах исполнительной власти, разработаны на сегодняшний день достаточно основательно.

При анализе истории развития Управления были изучены источники, связанные с историей формирования Роспотребнадзора:

• Постановление Совета министров СССР от 29.10.1963 г. № 1107 «Положение о Государственном санитарном надзоре в СССР» //СПП СССР. 1963. № 20. Ст. 9 (утратило силу)

• Постановление Совета министров СССР от 31.05.1973 г. № 1134 «О государственном санитарном надзоре в СССР» // СПП СССР.1973. № 9. Ст. 18. (утратило силу)

• Постановление Совета министров РСФСР от 01.07.1991г. № 375 «Положение о государственной санитарно-эпидемиологической службе РФ» (изменено 05.06.1994) //СЗ РФ. 1994. № 8. Ст. 860.

Основной документ, определяющий систему и структуру органов исполнительной власти на современном этапе, - это Указ Президента РФ «О системе и структуре органов исполнительной власти». Создание Роспотребнадзора определенно Постановлением Правительства РФ. Были проанализирован ряд организационно-распорядительных документов Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.

Также в ходе подготовки дипломного исследования была основательно проанализирована Инструкция по делопроизводству в Управлении.

Анализ отмеченных выше источников позволил провести анализ нормативно-правового и методического документационного обеспечения деятельности объекта исследования.

Хронологические рамки исследования обусловлены периодом функционирования организации. Хронологический период анализа составляет 1922 года – 2009 гг. Первый период – с 1922 года (Декрет Совета Народных Комиссаров РСФСР «О санитарных органах Республики») по 1991 год год; второй период с 1991 года (Закон РСФСР «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения») по 2009 год.

Объект исследования - Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Московской области.

Предмет исследования – процессы документационного обеспечения управления в исследуемой организации.

Цель исследования заключается в комплексном анализе процессов ДОУ в исследуемой организации с целью разработки предложений по их совершенствованию

Задачи исследования:

• провести анализ истории создания и основных направлений деятельности в исследуемой организации;

• рассмотреть нормативно-правовую базу, регламентирующую ДОУ в исследуемой организации;

• проанализировать организацию и основные бизнес-процессы документационного обеспечения управления в исследуемой организации;

• разработать комплекс предложений, направленный на совершенствование ДОУ в исследуемой организации.

Методология исследования. В исследовании использованы следующие общенаучные методы: системный, структурно-функциональный анализ, информационный метод.

Системный метод позволил рассмотреть совокупность процессов документационного обеспечения управления в организации как систему объектов и выявить различные виды связей между ними.

Метод структурно-функционального анализа позволил проанализировать совокупность процессов документационного обеспечения управления в организации и выявить их функции.

Информационный метод позволил рассмотреть процессы документооборота в организации как информационную систему с учётом используемых технологий автоматизации.

Из частных методов информационного менеджмента использовался метод структурно-функционального моделирования в формате IDEFO. Данный метод позволил создать структурно-функциональную модель делопроизводственных бизнес-процессов.

Эмпирическая база исследования. Эмпирической базой исследования послужили данные отдела организации надзора, а также материалы с сайтов Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей РФ и Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей благополучия человека по Московской области.

Научно-практическая значимость дипломной работы обуславливается возможностью использования разработанных предложений по совершенствованию ДОУ в других федеральных органах исполнительной власти.

Для решения поставленных задач была выбрана следующая структура дипломного исследования.

В первой главе рассматривается история создания, организационная структура управления, основные направления деятельности организации.

Во второй главе проводится анализ ДОУ в организации в нормативно-правовом, организационном, структурно-функциональном аспектах. Проводится количественный анализ документооборота. Рассматривается исследуемая организация в аспектах основных направлениях деятельности организационной структуры управления нормативной базы документационного обеспечения управления в организации.

В третьей разрабатываются меры, направленные на совершенствование документационного обеспечения управления в организации на основе последних нормативно-методических документов, учитывающих компьютеризации процессов документационного обеспечения деятельности.