«1. Стандартизация основных архивоведческих терминов. 2. Стандартизация терминологии технотронных архивов и документов.»

2. СТАНДАРТИЗАЦИЯ ТЕРМИНОЛОГИИ ТЕХНОТРОННЫХ АРХИВОВ И ДОКУМЕНТОВ.

Обеспечение компьютерными технологиями, программными продуктами, современными ПК, позволяющими вести полноценную систему электронного архива.

Так как объем документации достаточно велик, а нехватка площадей создает сложности в организации архива, то на сегодняшний день можно рассмотреть возможность применения электронных архивов. В настоящее время наиболее актуальной проблемой является отсутствие конкретной инструкции по уничтожению дел с истекшим сроком хранения. Когда подходит срок уничтожения (чаще всего, это от 3 до 5 лет), собирается экспертная комиссия. Комиссия определяет количество дел, подлежащих уничтожению, создается акт об уничтожении данных дел, при этом, из дела должны извлечь все оригиналы постановлений, а другие материалы дела подлежат уничтожению. Поскольку ранее документы хранились неправильно, то есть дела с временным и постоянным сроком хранения вместе, для начала необходимо поместить их отдельно. На практике дела еще ни разу не уничтожались, т.к. в теории процедура ясна, но никто не знает, как осуществить утилизацию дел. Поэтому создание инструкции по уничтожению архивных документов с истекшим сроком хранения – это первоочередная задача.

Это способствует принятию в широкое пользование так называемых «технотронных архивов». Под технотронным архивом понимается по специализированное архивохранилище, а способ организации хранения и исполнения документов, созданных на нетрадиционных носителях, как вновь созданных, так и уже имеющихся архивных документах. Первая и основная сложность, которую вносят в деятельность архивов электронные документы, состоит в удостоверении подлинности электронных документов (обладать юридической силой). Для документов на бумажном носителе данная возможность реализована, с документами на иных носителях все гораздо сложнее, в особенности с электронным документом.

Внедрение данного программного обеспечения требует использования новых технологий и оргтехники, на сегодняшний день в большинстве случаев это потребует практически полного обновления компьютерного оснащения в органах власти. Однако внедрение этой системы электронного документооборота позволит обеспечить удобное управление документами, возможность всегда отслеживать все имеющиеся потоки документов. Важное преимущество электронного архива – это разграничение прав доступа к документам, постоянное и своевременное обновление информации и увеличение сроков хранения документов.

Также внедрение данного программного обеспечения позволит сократить объемы ДОУ.

Следует отметить, что практически все проблемы, связанные с архивным хранением документов, могут быть решены в результате решения основной проблемы: недостаточной информатизации архива.

Создание электронного архива, отвечающего всем инновационным требованиям к архивам организаций и обеспечит (табл.1)