«Различия в использовании времени в деловых контактах. (По дисциплине: «Межкультурные коммуникации»)»

Таблица 1 - Взаимосвязь характера отношений и форм их проявления

Характер отношений

Форма проявления отношений

Эмоционально положительные отношения

Солидарность Ослабление напряжения Одобрение

Деловые, относящиеся к определенной задаче управления

Предложение Мнение Информация Просьба об информации Просьба о мнении Просьба об обращении

Эмоциональные негативные отношения

Отклонение Напряженность Антагонизм

Все оттенки делового спектра общения не могут быть исчерпаны данными определениями и таблицей. Однако можно выделить узловые моменты, которые необходимо понять: как общаться с людьми, которые руководствуются разными стилями мышления; каковы организационные роли и закономерности действий в малой группе, команде работников, что делать в случаях деструктивного поведения коллег. Прямое деловое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное, в нем непосредственно действуют социально - психологические механизмы. В целом деловое общение отличается от обыденного неформального тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения.

В деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером, по крайней мере, без потерь для обеих сторон. В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение можно прекратить по желанию участников в любой момент.

Деловые, или служебные совещания являются одним из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений , одним из инструментов управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения.

По общей целевой направленности совещания делятся на:

•

инструктивное совещание направлено на доведение до его участников какой-либо информации;

•

оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации.

Проблемное совещание - это совещание, направленное на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов.

В целом деловое общение отличается от обыденного неформального тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером без потерь для обеих сторон. В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение можно прекратить по желанию участников в любой момент.

2. Различия времени в деловой коммуникации

Можно выделить ряд тенденций восприятия времени.

1. Временные отрезки жизни, заполненные интересной, эмоционально насыщенной деятельностью, недооцениваются (время проходит быстро). Время, связанное со скукой и ожиданием переоценивается, то есть длится долго. Эффективное управление коллективом работников предусматривает сочетание творческие и рутинные трудовых заданий и операций, постоянное отслеживание мотивировки сотрудников.

2. Дефицит времени, связанный с получением каких-то благ (покупкой вещей), приводит к повышению ценности этих благ в сознании человека.

3. Одним из последствий социальных кризисов является нарушение (или даже деструкция) временной перспективы личности, крушение жизненных планов и временная дезорганизация человека. Сокращается длина временной перспективы, происходит зацикливание на прошлом, нарушается связанность или согласованность прошлого, настоящего и будущего.

Организация предъявляет к сотруднику определённые требования, предоставляет ему некоторые временные возможности и резервы. В то же самое время личность самоопределяется во времени, что немаловажно для деловых контактов. Можно выделить типы личностной регуляции времени на основании параметров активности и некоторых общих характеристик личности.

1. Стихийный тип. Личность такого типа находится в зависимости от событий и обстоятельств, не может организовать своё время, характеризуется ситуативностью поведения и отсутствием личной инициативы.

2. Функциональный тип. Такой человек активно организует ход событий, своевременно включаясь в них и добиваясь максимальной эффективности, но только в краткосрочной перспективе (отсутствует жизненная линия).

3. Созерцательный тип характеризуется пассивным отношением ко времени, отсутствием четкой организации времени жизни.

2. Планирование новых проектов, оценка полученных результатов, превентивные мероприятия, налаживание отношений, определение новых перспектив, альтернативных

3. Прерывания, перерывы, некоторые телефонные звонки, некоторые совещания, рассмотрение неотложных материалов, общественная деятельность.

4. Рутинная работа, некоторые письма, некоторые телефонные звонки, «поглотители» времени.

Упорядочение дел на работе по критериям важности и срочности помогает рационально тратить время. Очевидно, что и администрация, и сами сотрудники могут управлять деятельностью в организации с учетом фактора времени и не создавать конфликтные ситуации в общении из-за временных стрессов.

3. Ролевое поведение в организации

Когда человек попадает в организацию, ему приходится приспосабливаться к ее требованиям и нормам. Сотрудник совершает ряд действий, ожидаемых коллегами, в соответствии и со своими индивидуальными психическими особенностями, и в связи занимаемым статусом. Через понятие «роль» можно описать жизнь и поведение в организации. Роли - ожидания относительно поведения человека, занимающего определенную должность.

Роль как бы отвечает за нас на вопрос о том, что нам делать в каждой конкретной ситуации. Тем самым задачи упрощаются, высвобождается время для другой продуктивной деятельности. Индивид исполняет несколько ролей, обычно - 3-4, но среди них есть главные. У исполнителя определенной роли часто отсутствует гибкость: достижения одной роли недоступны другой.

На рисунке 2 показаны четыре статуса одного индивида, каждый из которого привязан к отдельному ролевому набору.

Во-первых, как профессор женщина общается со студентами (роль учителя) и с другими учеными (роль коллеги). Во-вторых, будучи исследователем, она собирает данные (роль лабораторного ученого), которые использует в публикуемых трудах (роль автора). В-третьих, женщина обладает статусом «жены», выступая в роли супруги (друга и сексуального партнера) по отношению к своему мужу, с которым разделяет хозяйственную роль. В-четвертых, она обладает статусом «матери», выполняя обычные обязанности по отношению к детям (материнская роль) и по отношению к школе и прочим организациям (гражданская роль). Как видно, должностные роли тесно переплетаются с другими, выполняемыми в других сферах жизни человека. От него самого зависит, какая роль для него является доминирующей.

Общественник - способен оказывать смягчающее воздействие на ситуацию общения, предотвращать конфликты, но не может принимать решения в моменты кризиса.

Генератор идей - ярко выраженный индивидуалист, чье мышление и поведение отличается большой оригинальностью и независимостью.

Критик - способен трезво анализировать чужие предложения, имеет иммунитет к энтузиазму.

Разведчик - общителен и любознателен, успешно ведет переговоры, задает хорошо продуманные вопросы.

Содержание деятельности — это то, что, как считается, надо делать в данный период времени. Многие работают днем, спят ночью, а когда кто-то много спит и работает со второй половины дня, мы, скорее всего, будем реагировать на это негативно. Если позвонят в обеденный перерыв с просьбой обсудить деловой вопрос, то человек может счесть это бестактностью.

Пунктуальность — это строгое соблюдение отведенных сроков. Этот параметр времени наиболее точно характеризует человека. Если есть договор о встрече с деловым партнером в 10 часов утра, то его мнение может измениться в зависимости от того, начнется встреча в 9:50, 10:00, в 10:10 или в 10:30. Когда есть договоренность о встрече, то от человека обычно ждут, что он придет вовремя, а когда человек приходит слишком рано (сильно переживает, волнуется) или опаздывает (не заинтересован), то это будет восприниматься окружающими как выражение отношения человека к данной встрече.