«Информационные технологии в управлении организации (Предмет: Информационно-коммуникационные технологии)»

Функциональные изменения в сфере использования ИТ

Рассмотренные изменения требований к группам интересов в сфере ИТ обусловлены динамикой развития предприятий и внешней среды. Основные аспекты этого развития и их влияние на роль ИТ в управлении предприятием состоят в следующем.

Децентрализация и рост информационных потребностей

Ориентация на максимальное сближение с клиентом потребовала от предприятий перехода к горизонтальным, децентрализованным структурам. Принятие решений в условиях децентрализации привело к резкому росту потребностей в информации относительно процесса производства товаров и услуг. Возникла необходимость в более подробном ознакомлении третьей стороны с состоянием дел в соответствующих хозяйственных областях. В новой обстановке обеспечение информацией по всем направлениям должно функционировать безупречно.

Капиталовложения в ИТ сегодня влекут за собой многочисленные последствия. С одной стороны, они открывают определенные перспективы, а с другой - могут лишить предприятие некоторых возможностей в будущем из-за зависимостей, связанных с быстрыми технологическими изменениями. Поэтому решения о капиталовложениях в ИТ не должны приниматься, пока не получен ответ на вопрос, по какому пути пойдет развитие следующего поколения технологии.

Психологический фактор

Естественно, что новая технология повышает производительность, помогает фирме добиться лучших хозяйственных результатов. Наряду с этим менеджеры должны знать о том, как мыслят и как работают люди, использующие новую технологию. Фирмам, которым это удается лучше, могут надеяться на большую отдачу от средств, вложенных в ИТ.

Языковые уровни

Изготовители информационной техники должны научиться делать предложения не только в узкоспециальных терминах. На переговорах партнер будет ставить вопросы, имеющие принципиальное значение для высшего менеджмента. Здесь важно, чтобы обе стороны вышли на новый переговорный уровень, на котором стороны говорили бы на одном языке. Речь в этом случае идет скорее не о качестве техники, а о качестве услуг в сфере ИТ. Техника, разумеется, должна хорошо работать, быть на высоком уровне. Вместе с тем ее изготовитель должен почувствовать себя на месте менеджера, который с помощью ИТ стремится добиться конкурентных преимуществ. Чистый продавец в системе сбыта ИТ уходит в прошлое.

Следует также учитывать следующий набор минусов, возникающих при введение в строй подобной системы:

• может потребоваться привлечение внешних консультантов, что приведет к значительному росту затрат;

• внедрение сложной системы зачастую требует некоторой реорганизации деятельности;

• необходимо наличие специального подразделения, которое бы перенастраивало систему под требования бизнеса.

С другой стороны, руководители организации и ее персонал получают великолепный инструмент, позволяющий планировать и управлять производством.

Выбор, внедрение и эксплуатация системы

Проблема выбора информационной системы.

Информационная инфраструктура предприятия.

Информационная инфраструктура (ИИ) – это организация взаимодействия информационных потоков (при этом несущественно какой носитель).

Создание ИИ, использующей компьютерные технологии подразумевает комплекс мероприятий который включает в себя:

• организационные мероприятия (определение структуры документов и маршрутов их движения, определение ответственности за виды проводимых мероприятий, определение правил организации разработки программ и структуры базы данных, способы финансирования и другие);

• технические мероприятия (приобретение, установка и техническое обеспечение эксплуатации оборудования, создание кабельной системы);

• определение системного программного обеспечения которое будет использоваться в организации и создание LAN как программно-технического комплекса (установка системного программного обеспечения, организация маршрутизации между подсетями, администрирование сети и работа с пользователями сети);

• обучение сотрудников организации;

• использование при работе с документами стандартного программного обеспечения, организация почтовой службы, организация доступа к Internet;

• проектирование и разработку программных продуктов и создание информационно-аналитической системы (ИАС);

• обеспечение безопасности информации;

• работу службы эксплуатации и внедрения;

• наполнение базы данных;

Обеспечением создания ИИ, использующей компьютерные технологии, должны заниматься следующие службы (отделы или лаборатории):

1. Техническая служба. Функции – работы по монтажу LAN, установка оборудования, ремонт и замена оборудования.

2. Служба эксплуатации и внедрения. Функции – работа с Заказчиком приложений ИАС по постановке задачи, установка приложений ИАС, подготовка заданий для группы разработки программного обеспечения, обучение персонала.

3. Группа разработки программного обеспечения.

Кроме вышеперечисленных есть модули, реализующие частные задачи и взаимодействующие с инвариантами системы и дополнительными модулями. Если рассматривать учет материальных ценностей и проекты организации, то задачи обработки заявок и получения материалов являясь дополнительным сервисом связывает эти инварианты. Дополнительными модулями являются, модули, обеспечивающие функции статистической и другой обработки информации хранящейся в одной базе данных и экспорт уже обработанного в другую базу. Примером такой задачи будет “оплата за обучение в вузе”, которая связывает оплату каждого студента и кассу института, как часть АРМа главного бухгалтера. Другим примером является экспорт данных о выпускниках ВУЗа в базу выпускников всех учебных заведений России. Очевидно, что дополнительные модули могут не содержать никаких данных. В этом случае их реализация может заключаться в программировании COM объектов сервера транзакций и добавлением его вызова в программе клиента. Если для работы дополнительного модуля требуется хранение какой-то информации, таблицы могут создаваться в другой базе данных.

Поскольку любая ИАС содержит большое количество разнообразных данных, а одним из основных принципов реляционных баз данных является то, что в системе не должно быть дублирования данных, вопрос связей между компонентами один из основных. Некоторые связи являются атрибутами структуры данных отдельных компонент. Например, ссылка на сотрудника в таблице отпусков. Другие – это отдельные таблицы, реализующие отношения многие ко многим. Например, таблица назначений на должности, которая содержит две ссылки: на человека и на должность. Таблицы связей в этом случае могут содержать дополнительные данные, которые уточняют характеристики конкретной связи между экземплярами двух и более объектов (в случае люди – должности такой характеристикой может быть размер ставки, т.е. 0.5, 1, 1.25). Такие таблицы являются основой для определения правил бизнес логики ИАС. Некоторые связи между данными системы могут быть временными и содержать только две ссылки. Назовем такой вид связи объединением. Очевидно, процесс создания таблиц связи, установления связей между записями и удаления связи можно автоматизировать поскольку необходимой для этого информацией являются только имена таблиц, которые необходимо связать, и полей этих таблиц, которые будут ключами связи и тех, в которых будет находиться содержательная информация (характеристики записей). Для определения конкретной связи достаточно двух списков в клиентском приложении, содержащих характеристики связываемых записей, и собственно механизма установления и удаления связи.

Проблемы выбора.

Сталкиваясь с потребностями во внедрении на предприятии информационных систем, руководство оказывается перед проблемой выбора. Разрабатывать самим или покупать, и если покупать - то что.

Объективно оценивая вероятность самостоятельной разработки современной системы управления, можно смело сказать что она равна нулю. То что разработано или разрабатывается сейчас на российских предприятиях является отражением вчерашних взглядов управленческого персонала предприятия и требует постоянной переработки. И это не вина отделов АСУ, это объективный процесс.

Если предприятие решило ориентироваться на готовые системы - то ему нужно решить, с кем ему работать, какую систему выбрать - с российскими разработчиками или с поставщиков готовых систем ведущих западных производителей.

При всем уважении к нашим разработчикам можно сказать с уверенностью, что если они и смогут разработать систему управления предприятиями, то очень не скоро. История развития наиболее популярных современных систем управления имеет 20-25 лет и многие тысячи работающих установок. А ведь каждая установка системы - это не только деньги на новые разработки, это в первую очередь обратная связь с потребностями клиента.

Российским разработкам еще очень далеко до уровня полнофункциональной системы. Выросшие из автоматизации рабочих мест советских бухгалтеров, они несут в себе эти следы. Решив функции автоматизации бухгалтерии они только пытаются двинуться в направлении производства, а это задача по объемам несравнимая с бухгалтерским учетом.

По моему мнению, крупным предприятиям следует ориентироваться на западные системы. И следующий вопрос, на который необходимо дать ответ - какую западную систему выбрать?

Для российского пользователя выбор таких систем ограничен. Не так уж много западных фирм вышли на российский рынок. Реально это SAP, Computer Associates, BAAN и ISF. Попытки выйти делали ORACLE, JDEdvards, SSA, JBA и QAD. Причем реальные внедрения имеются только у продуктов SAP и Computer Associates. Кроме того, различные системы предназначены для разных предприятий. Одни, такие как SAP или CA-Masterpiece, ориентированны на корпоративный рынок, другие, как BAAN или MK Enterprise (ранее MANMAN/X) на рынок промышленных предприятий или компаний. И предприятию нужно сделать правильный выбор, чтобы в результате ошибки не оказаться обладателем системы не подходящей для него.

Перспективы развития.

Перспективы развития закладываются в систему поставщиком системы и комплексом стандартов, которым она удовлетворяет.

Очевидно, что на перспективу развития также огромное влияние оказывает и устойчивость поставщика системы на рынке. Для определения устойчивости необходимо четко знать какова форма собственности на систему у поставщика, какую долю он занимает на рынке, сколько он существует на рынке.

Технические характеристики.

Понимание технических характеристик в наибольшей степени гарантирует соответствие системы поставленным перед ней задачам. К техническим характеристикам можно отнести:

• архитектуру системы,

• надежность,

• масштабируемость,

• способность к восстановлению,

• наличие средств резервного копирования,

• средства защиты от технических нападений,

• возможность интеграции с другими системами.

Минимизация рисков.

Под риском обычно понимается вероятность того, что при внедрении информационной системы управления какие-то цели так и не будут достигнуты. Очевидно, что в этом случае организацию может ожидать как единовременная потеря денег, что существенно влияет на жизненный цикл системы, так и долгосрочная и постоянная утечка средств.

Для снижения такой вероятности проводится комплексный анализ факторов риска и поэтапное воплощение решения. Каждый этап предваряется новой оценкой действительности и решение модифицируется определенным образом.

Для минимизации инвестиционных рисков выделяют следующие объекты затрат:

• процесс создания системы

• оборудование

• программное обеспечение

• персонал

• управление задачами

Для каждого объекта затрат выдвигается целый ряд характеристик, которому он должен удовлетворять с целью снижения рисков.

Методы внедрения системы.

Важно отметить, что как покупка, так и внедрение ERP-системы часто осуществляются помодульно (например, только модуль управления персоналом). И здесь поставщики решений на базе российских систем управления участвуют в тендерах наравне с западными компаниями, часто побеждая их. Так, компания АйТи, поставщик решений на базе программного продукта БОСС-КОРПОРАЦИЯ, победила в ряде тендеров на создание как полной системы автоматизации финансово-хозяйственной деятельности (например, выиграла тендер на создание системы для Красноярского алюминиевого завода у SAP, совместно с Oracle и ее системой Oracle Applications вышла во второй тур тендера, объявленного Иркутскэнерго), так и на автоматизацию отдельных участков деятельности (например, модули управления персоналом, управления финансами: для МГУ у SAP, для Иркутского авиационного производственного объединения и Иркутского алюминиевого завода - у компании BAAN).

В качестве простого примера можно привести распространенные ныне практически везде системы офисного документооборота и электронной почты и, без которых сотрудники уже не могут обойтись: офисная культура не предполагает такой организации, когда по каждому требующему того поводу нужно обзванивать коллег, писать записки секретарям, отрывать время у руководства и сотрудников и т.д., если имеется информационная система группового использования, позволяющая выполнить все необходимое «без отрыва от производства».