«Особенности функционирования современных служб управления персоналом»

Объектом исследования выпускной квалификационной работы является документация по управлению персоналом.

Предмет исследования – организация работы и ведение документации по управлению персоналом.

Следует отметить, что система кадрового делопроизводства не является новой темой в документной науке. Среди наиболее известных теоретиков В.И.Андрееву. Л.Ю. Грудцыну и другие. На сегодняшний день можно говорить о том, что кадровое делопроизводство является актуальной темой как с очки зрения теории документации, так ив практической сфере: проходит большое количество различный семинаров и тренингов области оформления кадровых документов, создаются практические руководства для работников службы кадров и руководителей. Это еще раз подчеркивает актуальность выбранной еще и ее важность в области работы с кадровыми документами. В данной работе находит свое отражение теоретический анализ трудов исследователей вопросов кадровой документации и системы управления персоналом и практиков применения кадровых служб рассматриваются нормативные акты определенной тематики (трудовое законодательство, кадровое делопроизводство), статьи периодической печати.

Научная новизна кадровой работы состоит в анализе документации по работе с персоналом и определения оптимальных путей работы с документами по персоналу с помощью автоматизированных систем.

Практическая значимость заключается в том, что результаты. Полученные в ходе исследования, могут быть использованы в любой кадровой службы.

Для того, чтобы решить задачи управления персоналом, а также задачи формирования и качественного улучшения его состава, необходимо наличие совершенной системы информационного обеспечения работы с кадровым составом. Которая содержит в себе многочисленные информационные аспекты и постоянно обновляется и совершенствуется на основе применения информационных технологий.

Для того, чтобы составить кадровую документацию, необходимо основываться на соответствующих законодательных и подзаконных актах.

Такое понятие, как «кадровая документация» или «документация по личному составу» представляет собой широкий круг документов, которые содержат сведения о сотрудниках и деятельности самой кадровой службы, а именно: персональные и учетные документы, плановые и отчётно-статистические, организационно-распорядительные документы.

Все это в совокупности доказывает, какую большую роль играет кадровое делопроизводство. Особое внимание необходимо уделять документированию работы с персоналом и учитывать все особенности работы с кадровыми документам

Документы по управлению персоналом делятся на два вида документов – внутренние локальные нормативные акты и внутренние локальные нормативные акты, которые носят исключительно рекомендательный характер .

Внутренние локально-нормативные акты организаций служат основой для юридического закрепления управленческих вопросов в организации. Согласно ст. 5 трудового кодекса Российской Федерации, руководители обязаны руководствоваться следующими нормативными актами:

- Конституция российской Федерации;

- Трудовой кодекс российской Федерации;

- иные федеральные законы;

- указы Президента Российской Федерации;

- постановления Правительства Российской Федерации и нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

- нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации;

- акты органов местного самоуправления;

- самостоятельно разработанные организациями внутренние локально-нормативные акты . Работники кадровой службы обязаны соблюдать положения этих актов, но прежде всего Трудового Кодекса.

Внутренние локальные нормативные акты – это законы, которые создаются внутри самой организации. В них устанавливаются положения с учетом их специфики организацию. Следует отметить. Что внутренние локальные нормативные акты не должны содержать условия, которые снижали бы уровень прав и гарантий работников. Которые установлены Трудовым Кодексом Российской Федерации.

Для того чтобы придать юридическую силу внутренним локально-нормативным актам необходимо соблюдать определенные правил.

Все документы утверждает руководитель организации, а некоторые документы необходимо согласовывать с профсоюзной организацией или утверждаться с учетом мнения представительного органа сотрудников

Все сотрудники, которые поступают на работу в организацию должны ознакомиться со всеми внутренними локальными нормативными актами, которые касаются непосредственно его деятельности под подпись и также предупреждаются от ответственности в случае их несоблюдения. Ознакомление работника с локальными актами должно проводиться до подписания трудового договора согласно ст. 68 Трудового кодекса российской Федерации.

Внутренние локальные нормативные акты, которые носят рекомендательные характер, включают в себя:

- номенклатуру дел;

- коллективный договор;

- должностные инструкции;

- коллективный договор;

- положение о структурном подразделении;

- положение по оплате труда и стимулированию сотрудников.

При построении документооборота следует выделить организационные документы, являющиеся правовой основой деятельности муниципалитета и содержат положения, которые обязательны для исполнения

К организационным документам относят:

- устав муниципалитета;

- положении о структурных подразделениях исполнительных органов местного самоуправления;

- регламент работы;

- структура;

- штатное расписание;

- личная карточка работника;

- доверенность

Организационные документы являются бессрочными, и они действуют до их отмены или до утверждения новых.

Стоит отметить документы, которые необходимы для учета кадров. Сюда следует отнести такие документы: приказ (распоряжение) о приеме на работу, личная карточка работника, штатное расписание. Приказ (распоряжение) о переводе одного работника, график отпусков, приказы (распоряжения) о прекращение трудового договора одного работника, приказы (распоряжения) о поощрении отдельно работника. Все данные документы имеют свою унифицированную форму, заполняются по определенному порядку. Они облегчают руководителю управлять кадрами, с помощью данной группы документов работники отдела кадров упорядочивают документооборот в организации, выстраивается определенный порядок работы с документами.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу имеет унифицированную форму №Е-1 и форму №Т-1а, составляется данный документ на основании ранее заключенного договора . Для составления этой формы необходимы реквизиты: наименование структурного подразделения, должность, на которую принимается работник, указывается срок испытания (если такой имеется) , условия приема, а также характер предстоящей работы.

Приказ (распоряжение) подписывает руководитель организации или лицо, которое замещает руководителя и дается работнику под расписку. Данный приказ служит основанием, для записи работником кадровой службы в трудовую книжку о приеме на работу и заполняются сведения в личной карточке работника.

Форма №Т-2 является для унифицированной для личной карточка работника. Карточка заполняется на работника. Которые оснований приказа был принят на работу . Заполняет карточку представитель кадровой службы на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или иного документа, который подтверждает трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документа о воинском учете; документа об образовании, а также на основании сведений, который сообщил о себе работник. В определенных случаях предусматривается предъявление дополнительных документов.

В случае изменений сведений о работнике в его подписью сотрудника кадровой службы Унифицированная форма №Т-3 применяется для оформления структуры штатного расписания. Штатной численности и штатного состава организации на основании с ее уставом (положением). В штатном расписании содержится перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, а также сведения о количестве штатных единиц . Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), которое подписывает руководителем организации или лицом, которое замещает его. Таким же образом в него вносятся изменения.

Форма №Т-5 является унифицированной для приказа (распоряжения) о переводе одного работника или группы работником (форма №Т-5а) на иную работу в той же организации или же в другую местность. В этом случае, совместно с организацией заполняется представителем кадровой службы с учетом письменного согласия работника, который подписывается руководителем организацией или лицом, которое замещает его, объявляется работнику под расписку. На оснований данного приказа (распоряжения) в личной карточке работника, лицевом счете делаются отмети. Также вносится запись в трудовую книжку.

Унифицированная форма №Т-6 применяется для приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска одному работнику или же группе работников (форма №Т-6) составляется на основании действующих законодательств, коллективным договором, локальными актами и трудового договора сотрудником кадровой службы. Подписывает данный документ руководитель организации или же уполномоченное лицо, объявляется работнику под расписку . На основании данного приказа (распоряжения) делаются пометки в личной карточке, на лицевом счете, а также производится расчет заработной платы, которая причитается за отпуск.

Для графика отпусков применяется унифицированная форма №Т-7, которая отражает сведения о времени назначения ежегодных оплачиваемых отпусков всех работников организации на календарный год по месяцам . Данный график является свободным, как и все предыдущие документы подписывается руководителем организации с учетом мотивированного мнения профсоюзного органа.

Если же время отпуска изменилось с согласия работника и руководителя в график отпусков вносятся изменения с размещения лица, которое утвердило график. Следующая унифицированная форма №Т-8 применяется для приказов (распоряжений) о прекращений (распоряжений) трудового договора с отдельными работниками (увольнение), а также для группы работников (форма №Т-8а) применяются эти формы для оформления увольнения работников. Данная форма составляется сотрудником кадровой службы и подписывает ее руководитель организации или лицом, которое имеет на это право, объявляются работникам под расписку в порядке, который установлен в законодательстве Российской Федерации.

Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) оформляется записью в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации .При увольнений материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику .

На оснований приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора делается пометка в личной карточке работника, в трудовой книжке, лицевом счете, в итоге производится расчет с работником. Приказы (распоряжения) о поощрении отдельного работника имеют форму №Т-11, а группы работников форму №Т-11а. Они служат для оформления и учета поощрений за успехи и достижения в работе. Эта форма заполняется на оснований представления руководителя структурного подразделения, подписывает его руководитель организации и объявляются работнику под роспись. Делается запись в личную карточку работника и трудовую книжку на оснований приказа (распоряжения).

Также можно выделить еще одну группу документов, которые регулируют учет рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. В эту группу относят: табель учета рабочего времени и расчета оплате руда, расчетно-платежную ведомость и расписку-расчет при увольнении.

Для табеля учета рабочего времени и расчета оплате труда используется унифицированная форма №Т-12, а для табеля учета рабочего времени форма №Т-13. Эти формы применяются для учета времени, которого отработал каждый работник организации и за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени. Чтобы проследить отработанное время, рассчитать оплату труда, составить статистическую отчетность по труду . Табеля составляются в одном экземпляре назначенным лицом. Их подписывает руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы и передаются в бухгалтерию.

Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей ит.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижние графы остаются пустыми .

Форма № Т-49 – расчетно-платежная ведомость, форма №Т-51 – расчетная ведомость, форма №Т-53 – платежная ведомость, применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации . На работников, которые получают заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость. А расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются Данные ведомости составляются только в одном экземпляре в бухгалтерии.

На титульных листах расчетно-платежной ведомости и платежной ведомости указывается общая сумма, которая подлежит выплате Разрешение на выдачу заработной платы подписывается руководителем организации или доверенному на это лицу. В конце ведомости указывается общая сумма выплаченной и депонированной заработной платы.

Унифицированная форма №Т-61 – записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). Она применяется для расчета и учета заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора . Данная форма составляется сотрудником кадровой службы или доверенным лицом. Расчет заработной платы, которая причитается работнику, и других выплат. Таким образом, можно сделать вывод о том, что документация при управлении персоналом играет огромную роль. От того как будет построена документация, зависит работа в организации в целом.

Существенным фактором является компетентность службы управление персоналом. Именно от нее зависит, насколько объективно будет оценен тот или оной претендент.

Результатом деятельности служб управление персоналом должна стать большая вовлеченность людей в работе, знание своих обязанностей и ответственности, развитие трудового потенциала, благоприятный психологический климат. То есть происходит процесс, когда функции кадрового управления человеческими ресурсами меняется от пассивного содействия к активному решению в хозяйственных вопросах сферы управления. Кадровая служба, то есть работа с персоналом. Рассматривает людей как достояние, человеческий капитал, ресурс, который, как и другие ресурсы, надо эффективно использовать для достижения целей. Он предлагает меньший контроль за работниками, но большую мотивацию с стимуляцию труда. Важность этой работы очевидна

6. Злобин Е.В. системы электронного документооборота – особенности, классификация, некоторые источниковедческие аспекты// Технотронные архивы в современном обществе: наука, образование, наследие. М.: РГГУ. 2004. 301 с.

7. Кибанов А.Я., ивановская Л.В. кадровая политика и стратегия управление персоналом. М.: проспект. 2014. 608с.

8. Кириллов А.В. проблемы государственной кадровой политики Росии, имеющие практический характер // Материалы Ивановских чтений. 2015. №5. 64с.

9. Кожанова Е.Н. организация делопроизводства с нуля // Справочник секретар и офис-менеджера.2013. №1. 94с.

10. Кузнецов Т.В. Кадровое делопроизводство (правовые основы). М.: ИНФРА-М. 2013. 239с.

11. Кузнецова Т.В. Кадровое дело: текущее хранение документов в кадровой службе. Номенклатура дел // Секретарское дело. 2009. №08. 114с.

12. Ловчева М.В. Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе. М.: Проспект. 2013. 80с.

13. Михайлов Ю.М. Кадровое делопроизводство. Как правило и быстро оформить важнейшие документы по персоналу. М.: Альфа-Пресс. 2014.224с.

14. Оксинойд К.Э. Розина Е.В. управление персоналом: теория и практика. Управление социальным развитием и социальная работа с персоналом организации. М.: проспект. 2013. 61с.

15. Профьев С.Е. Современные кадровые технологии в органах власти. М.: ГРИФ. 2015. 378с.