«Документационное обеспечение управления персоналом»

В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению. Классификацию управленческих документов содержит «Общероссийский классификатор управленческой документации», в зависимости от функций управления в нем выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т.п. Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов.

В организационно-распорядительных документах фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Делопроизводство однако предполагает не только создание документов, но также и документооборот, хранение и использование документов в текущей деятельности организации.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название организации или структурного подразделения (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период ), к которой относятся документы дела.

Состав элементов заголовка дел определяется характером документов, помещенных в дело.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Пример: «Документы к протоколам заседания коллегии министерства».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом:

в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией»;

в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности»;

в заголовке дел указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: «Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и передаче их в состав Архивного фонда Российской Федерации».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения»;

если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: «Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: «Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления о работе автотранспорта».

2 Практическая часть

Задание № 1

Составить и оформить положение о структурном подразделении (для всех вариантов). Дать определение данного вида документа; перечислить реквизиты, присущие данному виду документа. Указать разделы текста. Реквизиты оформить в соответствии с 6 требованиями ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Задание № 2

Составить и оформить должностную инструкцию в соответствии с занимаемой Вами должностью (для всех вариантов). Дать определение данного вида документа; перечислить реквизиты, присущие данному виду документа. Указать разделы текста. Реквизиты оформить в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30- 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Ситуация № 1

Составьте и оформите письмо ЗАО «Вымпел» об оказании помощи специалисту Петровой А.Р. в сборе необходимых материалов по унификации управленческих документов и организации документационного обеспечения управленческой деятельности. Адресат - Всероссийский научно- исследовательский институт документирования и архивного дела, сокращенное наименование - ВНИИДАД, расположенный по адресу: 345231, Москва, Милютинский пер., д.7. Недостающие реквизиты письма дополните самостоятельно.

Задание № 1

Составьте и оформите приказ № 1256 от 17 ноября 2013 г. о наложении дисциплинарного взыскания на заведующего складом Петрова А. И. , в связи с систематическим нарушением трудовой дисциплины. Приказ подписал директор ОАО «Стройсервис» Васильев А. П., ответственность за исполнение приказа возложена на начальника отдела кадров Васнецову Р. Д.