«Учёт операций по подотчётным суммам (расчёты с подотчётными лицами)»

Практика налоговых, аудиторских и других проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчётах с подотчётными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учёта и отсутствия контроля за расчётами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Таким образом, тема данной работы является актуальной. Изучение выбранной темы даёт возможность оценить способы избежания ошибок, допускаемых при бухгалтерском учёте расчётов с подотчётными лицами.

Подотчетными лицами считаются работники предприятия, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчёт выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчёт.

Правильный учёт операций по подотчётным суммам позволит в дальнейшем правильно отнести расходы предприятия для достоверного определения финансовых результатов хозяйственной деятельности предприятия.

Объектом настоящего исследования является состояние учёта расчётов с подотчётными лицами в ЗАО «НПК «ГЕО» в 2012 году.

Информационной базой исследования служат первичные документы, регистры аналитического и синтетического учёта, бухгалтерская отчётность, служащие основанием, используемые для отражения и подтверждения проведения операций, касающиеся предмета исследования – расчётов с подотчётными лицами.

В бухгалтерском учёте такие затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 7 и 8 Положения по бухгалтерскому учёту «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н [6]).

В налоговом же учёте упомянутые затраты могут быть отнесены к различным группам расходов. Так, затраты на покупку топлива для техники и грузовых автомобилей, используемых в организациях для обеспечения производственного процесса, являются материальными расходами. И учитывать их следует в соответствии с нормами статьи 254 НК РФ. Они могут быть отнесены как к прямым, так и к косвенным расходам. Свой выбор с учётом положений статей 318–319 НК РФ ЗАО «НПК «ГЕО» зафиксировало в учётной политике для целей налогообложения.

У ЗАО «НПК «ГЕО» есть легковой автомобиль, который эксплуатируются в управленческих целях, обслуживая потребности руководства ЗАО «НПК «ГЕО» (генерального директора, главного бухгалтера). Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов для таких автомобилей считаются косвенными. И учитываются они в соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Для их учёта в расходах при исчислении налога на прибыль необходима как экономическая обоснованность осуществлённых затрат, так и их документальное подтверждение. При этом подтверждающие документы должны быть оформлены в соот-ветствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Первыми в перечне, подтверждающем данные налогового учёта, законодатель назвал первичные учётные документы (включая справку бухгалтера). Помимо этого в подтверждение необходимо наличие аналитических регистров налогового учёта и расчёта налоговой базы (ст. 313 НК РФ).

Возможны различные варианты заправки автомобиля ГСМ. На небольших фирмах топливо для заправки автомобиля приобретается водителями, которым для этого выдаются под отчёт денежные средства. Некоторые организации, осуществив перечисление, приобретают специальные талоны на нефтепродукты. Впоследствии водители по ним заправляют транспортные средства. При наличии ёмкостей для хранения ГСМ и заправочной станции организация приобретает топливо по безналичному расчёту.

Каждый из вариантов приобретения ГСМ накладывает особенности на отражение этой операции в бухгалтерском учёте. Возникают и некоторые специфические моменты при исчислении налогов.

• дано понятие расчётов с подотчётными лицами в широком смысле этого слова;

• отмечено, что, прежде чем дать пол отчёт денежные суммы, руководитель предприятия и главный бухгалтер проверяют целесообразность их выдачи, необходимую сумму и срок выдачи;

• определена необходимая документация, связанная с выдачей подотчётных сумм;

• установлены нормативные документы, регламентирующие расчёты с подотчётными лицами;

• установлено, что правильная организация бухгалтерского учёта и контроля на предприятии способствует правильному определению финансового результата деятельности предприятия.

Также в курсовой работе анализируется, как учитываются различные операции с подотчётными суммами в бухгалтерском учёте. При рассмотрении учёта операций видно, как именно должен вестись учёт, то есть правильное оформление расходов по подотчётным суммам, порядок и сроки возврата неизрасходованных подотчётных сумм.

При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчёт не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоёмкий процесс) оплачиваются за наличные деньги.

Рассмотрены такие вопросы как: право и порядок получения денег под отчёт при закупе товарно-материальных ценностей у физических и юридических лиц, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчётов с подотчётными лицами в бухгалтерском учёте.

Если учёт на предприятии ведется правильно, то таким образом предприятие показывает истинный размер своих расходов. Правильность и достоверность учёта операций с подотчётными суммами позволяет руководителю предприятия принимать правильные решения по изменению объемов и структуры кредитов, а также анализировать рентабельность полу-ченных средств.

Следует отметить, что в рамках одной работы достаточно сложно произвести исчер-пывающий анализ всех проблем и всех возможных ситуаций, связанных с расчётом с подотчётными лицами.

5. Постановление Правительства от 13.10.2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» [Электронный ресурс].- Режим доступа: информационно-правовая справочная система КонсультантПлюс.

6. Приказ Минфина России от 06.05.1999 г. № 33н (ред. от 27.04.2012) «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99» [Электронный ресурс]. - М., [2010]. - Режим доступа: информационно-правовая справочная система КонсультантПлюс

7. Приказ Минфина России от 06.10.2008 г. № 106н (ред. от 18.12.2012) «Об утверждении положений по бухгалтерскому учету» (вместе с «Положением по бухгалтерскому учёту «Учётная политика организации» (ПБУ 1/2008)», «Положением по бухгалтерскому учету «Изменения оценочных значений» (ПБУ 21/2008)») » [Электронный ресурс] - Режим доступа: информационно-правовая справочная система КонсультантПлюс.

8. Приказ Министерства Финансов РФ от 29.07.1998 г. № 34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ» (в ред. от 24.12.10г.) » [Электронный ресурс] - Режим доступа: информационно-правовая справочная система КонсультантПлюс.

9. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» [Электронный ресурс] - Режим доступа: информационно-правовая справочная система КонсультантПлюс.

10. Письмо Минфина РФ от 12.05.1992 г. № 30 «О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах» ] - Режим доступа: информационно-правовая справочная система КонсультантПлюс.

11. Письмо Минфина РФ от 16.12.1993 г. № 11-02-49 (ред. от 23.10.1997) «О размерах и по-рядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» ] - Режим доступа: информационно-правовая справочная система КонсультантПлюс.

12. Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 № 1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу» ] - Режим доступа: информационно-правовая справочная система КонсультантПлюс.

13. Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 г. № 373-П) [Электронный ресурс] - Режим доступа: информационно-правовая справочная система КонсультантПлюс.

14. Положение об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт.(утв. Банком России 24.12.2004 г. № 266-П) (ред. от 15.11.2011 г.) ) [Электронный ресурс] - Режим доступа: информационно-правовая справочная система КонсультантПлюс.

15. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» [Электронный ресурс] - Режим доступа: информационно-правовая справочная система КонсультантПлюс.

16. Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчёт» ] - Режим доступа: информационно-правовая справочная система КонсультантПлюс.

17. Указание ЦБ РФ от 07.10.98 № 375-У «Об установлении предельного размера расчётов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами» [Электронный ресурс] - Режим доступа: информационно-правовая справочная система КонсультантПлюс

18. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учёт: учебник / Ю.А. Бабаев, И.П. Комисарова, В.А. Боро-дин, М. : ЮНТИ-ДАНА, 2008. - 527 с.

19. Бератор [Электронный ресурс] - Режим доступа: информационно-правовая справочная система КонсультантПлюс.

20. Бухгалтерский учет: учебник / под ред. А.Д. Ларионова. - М. : «Проспект», 2007. - 392 с.

21. Кислов Д. В.Учёт расходов на приобретение ГСМ. // Бухгалтерский учёт, 2011, № 1, с. 28–33

22. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет: учеб. пособие / Н.П. Кондраков. - М. : ФОРУМ: ИНФРА-М, 2009. - 717 с.

23. Лытнева Н.А. Бухгалтерский учет: учебник / Н.А. Лытнева, Л.И. Малявкина, Т.В. Федорова ; М. : ФОРУМ: ИНФРА-М, 2008. - 496 с.

24. Муравицкая Н.К. Бухгалтерский учёт: Финансовый учёт. Управленчес-кий учёт. Финансовая отчётность. – М.: КНОРУС, 2009.

25. План и корреспонденция счетов бухгалтерского учёта. Более 8000 проводок. Практика применения нового плана счетов: Практ. пособие / Ж. А. Кеворкова, И. Г. Сапожникова, А А. Савин. – М.: ТК Велби, 2004. – 504 с.

26. Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет: учебно-практическое пособие / Н.В. Пошерстник. - СПб.: Питер, 2009. - 416 с.

27. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности АПК : учебное пособие / Г.В. Савиц-кая. - Мн.: Новое знание, 2009. - 652 с.

28. Санин К.В. Бухгалтерский учет: учебник / К.В. Санин, М.К. Санин ; СПб. : СПб ГУИТМО, 2007. - 141 с.

29. Сотникова Л.В. Аудит денежных средств. : учебное пособие / Л.В. Сотникова, Н.П. Иванова. - М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2008. - 242 с.

30. Сушибов А.Е. Бухгалтерский учет и аудит: учебное пособие / А.Е. Суглобов, Б.Т.Жарылгасова. - М. : КНОРУС, 2009. - 496 с.

31. Шумакова О.В. Бухгалтерская финансовая отчётность: учеб. пособие / О.В. Шумакова. – Омск,: Изд-во ФГОУ ВПО ОмГАУ, 2008. - 204 с.