«Анализ состояния делопроизводства и оформления документов в отделе геологии и лицензирования недропользования Министерства природопользования и экологии Республики Башкортостан»

В целом работа, функционирование, исполнение всех действий и осуществление решений всего круга вопросов, относящихся к ведомству, само собой порождает, как и во всех других органах исполнительной власти, ведение необходимой документации.

Документы являются самым настоящим связующим звеном между всеми органами исполнительной власти между собой – федеральными и республиканскими, между Минэкологии РБ и предприятиями, физическими и юридическими лицами, вопросы которых связаны с природопользованием и экологической ситуацией.

Любой документ, исходящий из нашего ведомства, является результатом его деятельности. И насколько грамотно, профессионально, содержательно, четко и компетентно будет оформлен документ, будет зависеть правильное и соответствующее представление о Министерстве у окружающих. Несправедливо будет сказано о том, что Министерство функционирует на должном уровне, если содержание документов его страдает.

Считаю правильным, что ведение документации в нашем ведомстве построено в соответствии со всеми правилами ведения документации, получения корреспонденции, доставления информации с решением вопроса до адресата. Документам уделяется особая роль, поскольку любой документ является первоисточником информации (обращения и письма граждан, заявителей, жалобы, любой нормативно-правовой документ), опираясь именно на него, мы решаем все задачи, поставленные перед нашим ведомством. Вся серьезность заключена как в компетентном и содержательном решении вопроса, своевременном предоставлении государственной услуги, так и в грамотном, содержательном и четком письменном оформлении всех перечисленных действий Министерства. Если бы не было единых принципов оформления и ведения документации, работа походила бы на мозаику - собранную в единую картину, с четким изображением, либо в хаотично расставленные детали мозаики без линии сюжета изображения.

О серьезности документации говорят и многочисленные проверки. Любая проверка начинается с рассмотрения на предмет наличия документов в деле, а затем непосредственно на соответствие их правилам, нормам, стандартам, порядкам, регламентам и законам.

Мало предоставить документ вовремя, его надо и оформить соответственно, соблюдая все правила, чтобы не был некорректно оформленный документ впоследствии использован против нас самих же.

Говоря о роли документов, необходимо отметить, что документ, является своеобразным гарантом совершенного действия, имеющейся ситуации, подтверждаемого именно в документе.

Говоря о системе документооборота в нашем ведомстве, необходимо отметить и внедренную систему электронного документооборота. Бесспорно, данная система облегчает и ускоряет работу. Но я вижу и ряд моментов, для меня несколько непонятных. Я, естественно, человек современного мира и уже не представляю себе работу без электронной почты и СЭД. Но я все же с опаской думаю о том, что не наступит ли час икс, и система даст сбой? Все-таки, программа только проходит процесс внедрения и апробации, и, учитывая процесс увеличения поступления информации, при всех способах защиты архивной информации системы, нет гарантии, что не потеряется часть документов. Не стоит слепо верить новинкам – надо внедрять, но и подстраховываться. Хочется думать, что я ошибаюсь.

Все вышесказанное имеет место быть в области ведения документации, его роли. Что касается оформления документов, то мне кажется, что любое ведомство всегда будет немного отставать от постоянных обновлений правил оформления документации (ГОСТа) на полшага – на неделю, месяц. Поскольку, при введении одного требования к оформлению, необходимо обновлять уже запущенную систему с предыдущим обновлением. И уследить за всем этим и пустить в дело двум человекам из отдела – достаточно проблематично! Поскольку, мониторинг изменений требований к оформлению документов – не является конкретной должностной обязанностью одного человека. Естественно, что и в нашем ведомстве при оформлении документов есть свои огрехи! Но их своевременно выявляют и доводят до каждого работника ведомства.

Реквизит 04. Код организации по ОКОГУ, ОКПО помещается на бланках писем.

Фактически – здесь не нужен.

Реквизит 05. ОГРН помещается на бланках писем.

Фактически – здесь не нужен.

Реквизит 06. ИНН/КПП помещается на бланках писем.

Фактически – здесь не нужен.

Реквизит 07. Код формы документа ОКУД помещается на бланках писем.

Фактически – здесь не нужен.

Реквизит 08. Сокращенное наименование организации. Печатается на 2-х языках - слева на башкирском, справа на русском.

Фактически – не соответствует, надпись только на русском языке.

Реквизит 09. Справочные данные об организации только на бланках писем.

Фактически указаны - не соответствует.

Реквизит 10. Наименование вида документа - обязательный реквизит кроме писем. Пишется заглавными буквами на 2-х языках. Слева - башкирский, справа- русский.

Фактически - соответствует.

Реквизит 11. Дата документа. Оформляется либо цифровым способом-8 цифр. Либо прописью месяц, число цифрой. На 2-х языках. Слева башкирский, справа – русский.

Фактически не соответствует: число в кавычках.

Реквизит 12. Регистрационный номер документа. Должен быть справа от даты или посередине если дата на 2-х языках.

Фактически не соответствует: с подчеркиванием

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только на письмах - ответах.

Фактически – здесь не нужен.

Реквизит 14. Место составления документа. Не указывается на письмах и если в названии есть наименование населенного пункта.

Фактически – здесь не нужен.

Реквизит 15. Адресат – проставляется на письмах, заявлениях, докладных, объяснительных.

Фактически – здесь не нужен.

Реквизит 18. Заголовок к тексту, выражающий основное содержание документа, располагается либо по центру, либо с краю слева

Фактически - соответствует.

Реквизит 20. Текст документа должен быть набран шрифтом NEW ROMAN №14, через 1,5 интервал с абзацем 1,25.

Фактически - абзац и интервал выдержаны, правый край текста выдержан, но в тексте не должно быть слово года, а должно быть сокращенное - г.

Реквизит 22. Подпись. Состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и её расшифровки.

Фактически – соответствует.

- приказ, реквизит 08, сокращенное наименование организации. Печатается на 2-х языках: слева на башкирском, справа на русском, надпись только на русском языке; реквизит 09, справочные данные об организации только на данном документе не нужны; реквизит 11, дата документа, кавычки не требуются; реквизит 12, регистрационный номер документа, подчеркивание не нужно; реквизит 20, в тексте не должно быть слово «года», а должна стоять буква «г.»

- письмо, отсутствуют реквизиты 04-07; реквизит 08, сокращенное наименование организации, нет надписи на башкирском языке; реквизит 11, кавычки не нужны; реквизит 20, в тексте не должно быть года, а г, поля по правому краю текста не выдержаны, должно быть 10 мм; реквизит 22, правый край расшифровки подписи не выдержан по отношению к тексту.

- протокол оперативного совещания, в вводной части «присутствовали» не указано количество человек, список должен быть в алфавитном порядке, должно быть И.О. Фамилия, не указана «Повестка дня»; реквизит 11, буква «г» в дате не ставится;

реквизит 20, в тексте фамилия на следующую строку не переносится;

реквизит 22, не выдержаны границы по левому и правому краю относительно текста, границы текста по правому краю должны быть 10 мм.

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природопользования и экологии Республики Башкортостан в целом соответствует требованиям Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, но в ходе анализа был обнаружен ряд недостатков, в частности в пункте 4.6. «Порядок прохождения внутренних документов», не указаны: организация протокольной работы (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей); место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов (аналитических записок, справок). Имеется еще ряд замечаний, которые указаны в основной части работы.