«Коммуникативные процессы в организации»

Часто необоснованно предполагают, что эффективная система комму-никаций сформируется «сама собой», как только на группу исполнителей будет возложена общая задача. Во многих случаях даже активные, целенаправленные попытки создания благоприятного климата для коммуникаций не дают желаемого результата. Согласно социологическим опросам, 73% американских, 63% английских, 85% японских руководителей считают плохие коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организаций. Неэффективные коммуникации – одна из главных причин возникновения проблем в управлении. Эффективно работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях.

Коммуникации являются неотъемлемым компонентом любых процес-сов взаимодействия, но чтобы они стали эффективными, требуется опреде-ленный управленческий навык. Для этого руководителю, во-первых, важно знать механизм развития коммуникационных процессов, характер влияния внешних условий на достигнутые результаты и, во-вторых, иметь навыки, необходимые для эффективного обмена информацией. В сложных ситуациях может потребоваться даже специальный сотрудник в организации, на которого следует возложить обязанности изучать и совершенствовать системы коммуникаций в организации.

Из сказанного выше вытекает актуальность темы данной работы.

Данная работа посвящена информации и коммуникациям – тому, в чем каждый участвует ежедневно, но лишь немногие делают это достаточно согласованно. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Коммуникации – это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов необходим для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг – это пункт, в котором, если мы будем небрежны, и не будем думать о том, что делаем, – смысл может быть утрачен.

Цель данной работы – ознакомиться с природой и сложностями коммуникаций, с потенциальными ловушками на пути к пониманию сути сообщений, а также с тем, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией, как среди менеджеров, так и за пределами их круга. Задачи данной работы:

• анализ сущности, функций и типологии коммуникации;

• изучение основных стадий коммуникационного процесса;

• выявление препятствий в коммуникационном процессе;

• изучение путей оптимизации коммуникационного процесса.

Коммуникация – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы .

Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управле-нии. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией.

Коммуникация – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации.

Неэффективные коммуникации – одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, необходимо научиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами.

Среди функций коммуникаций можно выделить информативную, ин-терактивную (воздействие), перцептивную (восприятие) и экспрессивную (связана с чувствами).

Выделяют два основных вида коммуникаций: организационные и межличностные. Организационные подразделяются на внешние и внутренние. Последние в свою очередь – на формальные (вертикальные и горизонтальные) и неформальные.

Организационные коммуникации – это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах.

Межличностные коммуникации – устное общение людей в одном из перечисленных видов. Эффективная межличностная коммуникация очень важна для успеха в управлении, так как, с одной стороны, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии лю-дей.

Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми. В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента: отправитель, сообщение, канал и получатель.

Этапы коммуникационного процесса: зарождение идеи, кодирование и выбор канала, передача, декодирование, обратная связь, «шум».

На каждом этапе процесса коммуникации могут возникать проблемы, что порождает неэффективность передачи информации.

Ограничителем эффективности межличностного обмена информаци-ей может быть отсутствие обратной связи, а следовательно нет возможности установить, действительно ли сообщение правильно истолковано получателем.

Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Такое искажение может быть вызвано рядом причин. Сообщения могут искажаться преднамеренно, в силу затруднений в межличностных контактах.

Преграды на путях обмена информацией могут также быть след-ствием перегрузки каналов коммуникаций, например вследствие большого потока информации или плохо сформированной структуры.

Проблемы в процессе коммуникаций могут возникать из-за неудовлетворительного состава и использования комитетов, рабочих групп, кадров.

В коммуникационных барьерах, помехах, препятствующих контакту между коммутатором и реципиентом, адекватному приему, пониманию, усвоению сообщений можно отметить технические, психофизические, соци-альные, культурные.

Часто коммуникация оказывается чрезмерно формализована. Чтобы избежать этого, необходимо принимать следующие меры: расширять рам-ки для деловых и личных коммуникаций (меньше инструкций), сокращать объемы коммуникаций в письменном виде (меньше бюрократизма), внедрять правила бесед, встреч на производстве по благоприятному отношению к труду.

Организация не может функционировать в условиях внутреннего ва-куума. Все представители российского бизнеса приходят к единому мнению, что нужно создавать оптимальную систему коммуникаций с целью повышения информированности и сплоченности персонала. Для этого очень эффективным является использование компьютерных технологий. Современная коммуникативная среда любого хозяйствующего субъекта включает в себя новейшие информационные технологии.

8. Ильин Д. Автоматизация документооборота и оптимизация процесса. // Top-Manager. 2007. №3.

9. Короченская В. Автоматизация торговли. // Эксперт. 2012. №9.

10. w*w.gks.r*

11. Розанова Е. Информационная база финансового менеджмента.// Менеджмент в России и за рубежом. 2003. №1.

12. Шкуратова И.П. Самовыражение личности в общении // Психология личности. Учебн. пособие под ред. П.Н.Ермакова И В.А.Лабунской. М.: ЭКСМО, 2007.