«Составление и оформление справочно-информационных документов»

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации. Отдельные разновидности этих документов, например переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существуют оценки, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном — в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие cистем электронных архивов).

Для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Это утверждение можно подтвердить следующими данными. По оценке Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15% корпоративных документов безвозвратно теряется (при этом, по данным журнала ASAP, среднестатистический служащий тратит ежегодно до 150 часов своего рабочего времени на поиск утерянной информации). Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40% трудовых ресурсов и до 15% корпоративных доходов.

Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЭД),

Целью нашего исследования является поиск путей совершенствования системы справочно-информационной документации. Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач. Во-первых, рассмотреть основные термины, во-вторых, классифицировать справочно-информационные документацию, в третьих, проанализировать особенности и последствия внедрения системы электронного документооборота.

Исследование состоит из введения, 3х глав, заключения, списка литературы и приложений.

1.Протокол

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, конференциях, различ ных деловых встречах и т. д.

Протокол оформляется на общем бланке организации или на чис том листе бумаги и содержит следующие реквизиты:

- наименование вида документа;

- наименование организации;

- место издания;

- дату и регистрационный номер протокола;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подписи.

Заголовок в протоколе представляет собой название коллегиально го органа, заседание которого состоялось. Заголовок формулируется в родительном падеже и печатается полностью строчными буквами.

Текст протокола состоит из двух частей — вводной и основной.

Существует два вида протоколов:

- полные, в которых содержание доклада и выступлений, включая вопросы к докладчику, приводятся полностью (если доклад представлен в письменном виде, то текст доклада прилагается);

- краткие, в которых содержание доклада формулируется тезисно, а в разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются только фамилии выступивших. Возможен также вариант краткой формы, включающий в себя только сведения о председателе и секретаре, количество участников, перечень рассмотренных вопросов и формулировку принятых решений.

Протоколы имеют постоянный срок хранения.

2. Акт

Акт - документ, составленный несколькими лицами (не менее двух) для подтверждения установленных событий, фактов. Зачастую в соответствии со специальным распорядительным документом, подписанным руководителем предприятия, для составления акта создают специальную комиссию.

Важнейшей задачей при составлении акта является правильное отражение фактического состояния дел. Основой акта могут служить черновые записи, которые члены комиссии ведут во время работы, фиксируя количественные показатели и другие основные сведения.

Акты весьма разнообразны по содержанию и назначению. Составление некоторых видов актов требует заполнения особых унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России*. В других случаях акт оформляется на общем бланке организации и содержит следующие основные реквизиты: наименование предприятия (учреждения, организации), гриф утверждения, название документа; дату и регистрационный номер документа; место составления; заголовок к тексту; текст; подписи.

Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

4. Жихарев А. Вопросы применения систем классификации и справочной информации при учете и анализе информационных ресурсов// «Информационные Ресурсы России» №6, 2005

5. Ларин, М. В. Конференция \"Документация в информационном обществе\" и ее роль в развитии документоведения ХХI века : (Десятилетний юбилей) / М. В. Ларин // Делопроизводство,

2004. - N 1. - С. 6-10.

6. Назаренко, А. Что умеют современные СЭД? / Алексей Назаренко // Делопроизводство и документооборот на предприятии,2010. - N 12. - С. 48-53.

7. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

8. Плешкевич, Е. А. Современные проблемы науки о документе / Е. А. Плешкевич // Научные и технические библиотеки,2006. - N 10. - С. 14-29. -

9. Подолина, О. Электронный документооборот / О. Подолина // Секретарское дело, 2007. - N 4. - С. 28-35.

10. Рябцев, С. Электронный документооборот для среднего и малого бизнеса: советы начинающим / Сергей Рябцев // Делопроизводство и документооборот на предприятии,2009. - N 9. - С. 88-94.

11. Санкина Л. В., Быкова Т. А. Деловая переписка в коммерческой организации. – М.: МЦФЭР, 2006.

12. Система электронного документооборота для среднего и малого бизнеса // КомпьютерПресс,2006. - N 1. - С. 140-141.

13. Сокова, А.Н. Документоведение и его роль в исторической науке и управленческой деятельности / А. Н. Сокова // Делопроизводство,2004. - N 4. - С. 4-8.

14. Сокова, А.Н. Понятие вида в документоведении (документная систематика)/; А.Н. Сокова // Делопроизводство,2002 N3 . 7-12

15. Теслова, Е. Ю. Система электронного документооборота: проблемы и перспективы / Е. Ю. Теслова // Делопроизводство,2010. - N 2. - С. 38-42.

16. Федеральный закон \"Об информации, информатизации и защите информации\" от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ

17. Федеральный закон от 20.февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (с изм. от 10 января 2003 г.).

18. Ходак, Е. Е. Как выбрать систему электронного документооборота / Е. Е. Ходак // Справочник секретаря и офис-менеджера,2009. - N 4. - С. 98-102.

19. Чуковенков А.Ю., В.Ф. Янковая. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – 2-е изд. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005.