«Документационное обеспечение управления и бизнес-процессов в организации МУ «ПТДС» МО г. Краснодар»

Правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – это важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда государственных и муниципальных служащих. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Исследования показывают, что 75% рабочего времени служащих организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.

В процессе контроля исполнения документов МУ «ПТДС» можно выделить:

― контроль по существу решения вопроса или выполнения поручения;

― контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу решения вопроса или выполнения поручения осуществляет руководитель Дирекции МУ «ПТДС» МО г. Краснодар или его заместитель. По своей сути такой контроль - это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос или выполнено поручение.

Основными задачами контроля исполнения документов являются:

― отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, а также исполнения зафиксированных указаний руководства;

― обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведение этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

― выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Контроль исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

― постановку документов на контроль;

― проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

― предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

― снятие документов с контроля;

― учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

В настоящее время наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.

На контроль в МУ «ПТДС» МО г. Краснодар ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Можно сказать, что для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации) устанавливаются типовые сроки их исполнения. Типовые сроки установлены законодательно в указах президента, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах. Например, в Типовом регламенте внутренней организации МУ «ПТДС» МО г. Краснодар, определены следующие типовые сроки:

― поручения вышестоящих организаций, содержащие указание "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения;

― указания

Протокол в МУ «ПТДС» МО г. Краснодар подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения. Как правило, копия протокола МУ «ПТДС» МО г. Краснодар делается путем изготовления ксерокопии с оригинала протокола, подписанного председателем и секретарем совещания.

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

На контроль в МУ «ПТДС» МО г. Краснодар ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. В Типовом регламенте внутренней организации МУ «ПТДС» МО г. Краснодар, определены следующие типовые сроки:

― поручения вышестоящих организаций, содержащие указание "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения;

― указания генерального директора и заместителя генерального директора МУ «ПТДС» МО г. Краснодар с отметкой "оперативно" предусматривают 10-дневный срок исполнения поручения;

― если срок исполнения в поручении генерального директора и заместителя генерального директора МУ «ПТДС» МО г. Краснодар не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания;

― запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в МУ «ПТДС» МО г. Краснодар в указанный в запросе срок, а если срок не установлен - в течение 30 дней;

― обращения граждан рассматриваются в МУ «ПТДС» МО г. Краснодар в течение 30 дней с даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем генерального директора МУ «ПТДС» МО г. Краснодар, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

Во время прохождения практики в МУ «ПТДС» МО г. Краснодар каких-либо нарушений в процессе оформления нормативных документов со сроками исчисления нами не было выявлено.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную систематизацию документов, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях администрации области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В МУ «ПТДС» МО г. Краснодар составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел МУ «ПТДС» МО г. Краснодар.