«Организация работы менеджера с документами»

Документы – носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Кроме того, на работу с документами современные менеджеры тратят до 20% рабочего времени, что обуславливает актуальность вопросов рационализации данного процесса.

Целью данной курсовой является рассмотрение современной теории и практики рациональной организации работы сотрудников управленческого звена предприятия с документацией.

Задачи работы:

1. Выявить сущность управления документацией предприятия.

2. Охарактеризовать процесс организации документооборота в современной организации.

3. Выделить особенности современных видов систем автоматизации работы по управлению документацией предприятия.

4. Охарактеризовать риски менеджмента современной организации, возникающие при работе с документацией и описать меры по их преодолению.

5. Разработать рекомендации руководителям предприятий в области рационализации процесса работы с документами.

Для написания работы использованы нормативные источники, учебные и методические пособия в области документоведения, делопроизводства, материалы статей периодических изданий, литература в области менеджмента, маркетинга.

Чтобы рационально построить работу менеджера с документами полезно предпринять следующее: подготовить клише для стандартных ответов на типовые письма-запросы; отвечать на большинство писем сразу после их прочтения; направлять документы только тем работникам, которые занимаются соответствующими вопросами, не следует множить и раздавать документы всем работникам администрации; безжалостно уничтожать лишние архивы, ибо они мешают рациональной работе с документами; направлять через секретаря деловые бумаги непосредственным исполнителям с тем, чтобы к руководителю попадали только те документы, которые требуют его личной и немедленной реакции.

Существуют различные возможности сокращения времени работы с документами: сокращение избыточной информации; ограничение объема документов, поступающих к руководителю путем делегирования полномочий и передачи права подписи документов ответственным исполнителям в рамках, предусмотренных законодательством. Руководитель должен ставить подпись на наиболее важных документах. Кроме того, в целях экономии времени при составлении документов целесообразно шире использовать технические средства.

7. Доронина Л.А. Организация документооборота. Учебно-методическое пособие. – М.: ГУУ, 2005.

8. Кабушкин Н. И. Основы менеджмента: Учеб. пособие. – 3-е изд. - Минск: «Новое знание», 2000.

9. Кибанов А. Я., Захаров Д.К., Коновалова В. Г. Этика деловых отношений: Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. М.: ИНФРА – М, 2000.

10. Косарева Г. Технология работы с документами // Служба кадров, 2003 – № 9. – С. 25-28.

11. Подолина О.Г. Как определить срок хранения документа?/Делопроизводство и документооборот на предприятии // h**t://w*w.delo-press.r*

12. Секретарь-референт. Практическое пособие. – М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2004.

13. Федорова В.Е. Документирование управленческой деятельности: Учебно-методический комплекс. – Новосибирск: НГУЭУ, 2005.

14. Холопова Т. И. , Лебедева Е. Г. Протокол и этикет для деловых людей – М., 2001.

15. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство, 2001. – №1. – С. 21-25.