«Документационное обеспечение законодательного органа государственной власти субъекта российской федерации на примере госудаственного собрания - курултая республики башкортостан»

Управлению документооборотом свойственны общие принципы управленческой деятельности, поскольку в нем отражается характер организации, ее структура, порядок решения вопросов, степень регламентации документальных коммуникаций.

Механизм управления документооборотом может рассматриваться как процесс принятия решений. Так, применительно к управлению на региональном уровне процесс принятия решений состоит из нескольких этапов: анализ входящей информации о возникшей ситуации, выявление проблемы, анализ вариантов ее решения, принятие и выполнение решения, а также мониторинг и оценку результативности принятого решения.

Для принятия решений в сфере управления документооборотом очень важно установление коммуникаций - процесса обмена информацией между двумя и более людьми.

Поэтому целями управления документооборотом являются:

- обеспечение эффективного обмена информацией между объектом и субъектом управления; - совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;

- создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами, для координации их задач и действий;

- регулирование и рационализация информационных потоков. Организация системы документооборота подразумевает управление документами.

В связи с этим заметим, что разграничение понятий «управление документами», «управление документооборотом», «документационное обеспечение управления» является сложным. Законодательно данные понятия не определены.

В 2013 году Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) был создан терминологический словарь по управлению документами. Соответствующая информация размещена на официальном сайте ВНИИДАД, но текст словаря не представлен. Его тираж небольшой, поэтому воспользоваться данной разработкой института нет возможности. Определение ряда терминов и классификация документов представлены в статье одного из разработчиков словаря - В.Ф. Янковой.

Традиционно документ определяется как материальный объект и среда хранения информации или как зафиксированная информация или запись информации.

Интересным для нашего исследования является следующее определение документа:

- концептуальную основу понимания документа составляет единство трех его компонентов: информация с идентификационными реквизитами, носитель документа и материальность фиксации информации;

- документ - это объект, в котором в результате волевых действий человека материально зафиксирована выделенная по цели и назначению информация с реквизитами в определенной форме и формате, позволяющим человеку передавать его во времени и пространстве, однозначно воспринимать и идентифицировать непосредственно или с помощью инструментально-технических (или программно- аппаратных) средств.

Янковой В.Ф. документы классифицируются по следующим основаниям:

- по структуре документа как материального объекта: документная информация; носитель информации, материальный носитель информации;

- по статусу документной информации: документ; официальный документ;

- по виду и форме носителя информации: документ на бумажном носителе (журнал, книга; карточка; лист); кинодокумент; фотодокумент; электронный документ.

Современная система документооборота в органах государственной власти субъектов РФ также представлена понятием «электронного документа». Такой документ создается при помощи программных и аппаратно-технических средств. В нем информация с реквизитами представлена и материально зафиксирована в форме аналоговой записи или в форме цифровой записи на каких-либо электронных носителях.

Таким образом, управление документооборотом не является синонимом управления документами. По смыслу управление документооборотом ближе к документационному обеспечению управления и заключается в управлении всеми возможными перемещениями документов: с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки в целях обеспечения информацией процесса принятия управленческих решений. Для управления документооборотом задачи обеспечения подлинности и сохранения контекста документов не являются первоочередными. Поэтому управление документооборотом является информационной системой, а не системой ведения учета документов.

Цель выпускной квалификационной работы - изучить систему документооборота в Государственном собрании - Курултае Республики Башкортостан

Объект исследования - система документооборота в Государственном собрании - Курултае Республики Башкортостан.

Предмет исследования - отношения, возникающие в процессе совершенствования системы документооборота в Государственном собрании - Курултае Республики Башкортостан.

Задачи исследования:

1. Изучить современное регулирование делопроизводства законодательных органов власти субъектов Российской Федерации.

2. Исследовать состояние и особенности документационного обеспечения деятельности Государственного собрания - Курултая Республики Башкортостан.

3. Изучить направления совершенствования системы документационного обеспечения Государственного собрания - Курултая Республики Башкортостан.

Новизна данной ВКР. Высокие темпы развития информационных технологий позволяют говорить о необходимости непрерывного совершенствования электронного документооборота в системе делопроизводства законодательных органов власти субъектов. Данная тематика находит отражение в ВКР, описывая совершенствование документационного обеспечения деятельности законодательного органа власти Республики Башкортостан на основе процессов автоматизации.

Практическая значимость ВКР. Результаты, полученные в ходе исследования, могут быть использованы в законодательных органах власти субъектов для совершенствования документационного обеспечения управления.

Структура выпускной квалификационной работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников и литературы.

Можно констатировать, что правотворческая политика призвана к прогнозному опережению, ее содержанию внутренне присущи опережающие начала. Импульсы опережения правотворческая политика может получать и реально получает из самых разных источников, от различных инстанций и структур. Наиболее «сильные» импульсы идут от юридической практики, особенно судебной.

Например, характеризуя проект постановления Пленума Верховного Суда РФ «О применении судами некоторых положений Гражданского кодека Российской Федерации об ответственности за нарушение обязательств» (принято 24 марта 2016 года), судья Верховного Суда С. В. Романовский отметил: «Своевременность и актуальность принятия постановления обусловлены тем, что названный Закон вступил в силу с 1 июня 2015 года, а потому некоторые разъяснения, содержащиеся в проекте, опережают еще не сформировавшуюся судебную практику и призваны указать судам и участникам гражданского оборота подходы к правильному применению нового законодательства и предотвратить возможные ошибки».

Речь идет о том, что отдельные пояснения и рекомендации постановления Пленума Верховного Суда от 24 марта 2016 года № 7 «О применении судами некоторых положений Гражданского кодекса Российской Федерации об ответственности за нарушение обязательств» выдвинуты в опережающем ключе до сложившейся судебной практики, носят прогнозный, вероятностный характер. Судам и участникам гражданского оборота предстоит апробировать их, совместно выработать меры, предотвращающие ошибки и несправедливые решения.

Постепенно сформируются приемлемые правила, которые впоследствии преобразуются в законодательные новеллы, оптимизирующие юридическую ответственность за нарушение гражданско-правовых обязательств. Дискуссия о нормативном либо интерпретационном характере актов высших судебных органов продолжается: одни отстаивают полноценное судебное правотворчество, другие выступают за отсутствие в их решениях нормативной правовой основы.

Кризисные явление в российской экономике, усугубленные режимом санкций, обострили дискуссию о формировании основных общественных институтов, создании оптимальной модели государственного управления.

Основной акцент в СЭД делается на учет обращений граждан, который включает полный типовой классификатор обращений граждан, организаций и общественных объединений, что позволяет формировать полный и достоверный отчет по обращениям граждан. Современные СЭД имеют модули взаимодействия с другими СЭД на муниципальном уровне. Такие модули позволяют производить обмен между информационными системами участников для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронном виде коммуникации.

Наличие дополнительных модулей позволяет организовать межведомственный документооборот согласно ГОСТ Р 53898-20В. Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) - это федеральная система, которая позволяет повысить эффективность управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизировать затраты на разработку, согласование, подписание, обработку, отправку документов, дополнительно обеспечивая постоянный мониторинг состояния исполнения поручений. Стратегическое планирование нового уровня качества работы государственных структур подразумевает переход на новый более качественный уровень управления.

После сбора всех комментариев составляется окончательный текст и назначается дата вступления в силу. Все эти функции возлагается на СЭД. Предоставление государственных услуг населению. Интернет-сервисы по предоставлению государственных услуг гражданам страны позволяют формировать ответы на запросы граждан. На порталах производится идентификациях граждан, что позволяет им в электронном виде производить необходимые регистрации по всем направлениям деятельности от регистрации автомобиля до заполнения налоговой декларации, а также регистрации прав собственности и недвижимости. Судебная система. Возможности СЭД позволяют отслеживать действия каждого лица, имеющего доступ к судебным делам.

Комплексная автоматизация на муниципальном уровне начинается с внедрения СЭД для канцелярии. Расширяя функционал, СЭД для муниципальных нужд позволяет создать единое пространство необходимой документации с разграничением прав доступа в соответствии с должностными обязанностями. Современная СЭД на муниципальном уровне минимально обеспечивает автоматизацию процессов регистрации входящей /исходящей корреспонденции, размещение нормативных актов на электронных ресурсах, автоматизацию исполнения поручений и автоматизацию процессов работы по обращениям граждан. Дополнительно для жителей предусматривается разработка Интернет- приемной, предоставляется возможность каждому жителю иметь свой «личный кабинет» для простора состояния его документов: от приема и регистрации документа обращения гражданина до просмотра резолюции на документе и дальнейшего пути его следования. Такое совершенство обеспечивает качественно новый уровень для работы органов муниципальной власти и граждан.

Неотъемлемой составляющей таких систем является наличие справочной системы, включающей нормативную документацию, справочники, каталоги, словари и другое. Муниципальные образования заинтересованы в оптимизации своих затрат. Наличие полнофункциональных СЭД позволяет провести разумную реорганизацию системы управления службы ДОУ и автоматизировать учетные, контрольные функции.

В заключение следует отметить, что в современном мире все больше внимания уделяется участию граждан в управлении через информационно-коммуникационные системы. Вместе с тем ряд авторов, Г.Андреева, А.Верещагин, И.Старостина, считают, что механизм участия граждан в управлении через информационно-коммуникационные системы, только зарождается, накапливая теоретико-методологическую базу.

Авторы обращают внимание на потенциал интернет-технологий в активизации гражданского участия в процедурах местного референдума, снижении финансовых затрат на его организацию. Использование гражданами современных ИТ значительно повышает комфортность проживания горожан. Даёт большие возможности им в формировании свободы слова, участия в судьбе города. Именно поэтому администрации органов муниципальной власти используют все возможности СЭД для обеспечения участия граждан через интернет порталы или сайты администраций. В работах Кириллова А.В. рассматриваются проблемные вопросы управления.

В деятельности муниципального образования можно выделить следующие направления использования ИТ:

1. Информационное взаимодействие субъектов муниципального управления;

2. Информационно-аналитическая поддержка управленческих решений;

3. Обеспечение безбумажной технологии обработки и хранения информации.

Таким образом, в Российской Федерации на сегодняшний момент создана нормативно-правовая база на федеральном уровне, позволяющая концептуально определить пути вхождения страны в состояние информационного общества. Федеральное законодательство в информационной сфере является базовой основой для создания правового поля информатизации муниципальных образований, формирования муниципальных информационных ресурсов и информационного обслуживания населения в сфере информатизации муниципальных образований.

5. Федеральный закон от И июля 2001 г. № 95-ФЗ «О политических партиях» // Собрание законодательства РФ. - 2001. - № 29. - Ст. 2950.

+ еще 25 источников