«Организация деловых совещаний, бесед, выступлений»

Различные источники литературы по-разному трактуют понятие делового общения, его средства и механизмы. Естественно возникает вопрос о видах делового общения. Это сложный вопрос, по поводу которого в научных публикациях не существует однозначного подхода. У различных авторов, например, М.С. Каган, А.А. Леонтьева, Б.Х. Бгажнокова, В.Н. Санатовского, А.Б. Добровича и других можно найти неоднозначные трактовки классификации делового общения. Они классифицируют деловое общение по целям, по функциям, по участникам, но каждый со своей точки зрения.

Учебники и учебно-практические пособия различных авторов, например, Г.В. Бороздиной и Е.С. Яхонтовой наиболее важным считают формы делового общения. К основным из них они относят деловую беседу, переговоры, умение вести дискуссию.

Для того, чтобы предприятие смогло функционировать на рынке руководитель должен правильно организовать свою деятельность, деловое общение, в том числе уметь вести деловые совещания, деловые беседы, а также выступления. От того, насколько хорошо руководитель умеет организовать деловое общение, во многом зависит успех предприятия.

В качестве объекта исследования выбрано предприятие города Ижевска – ОАО «Хлебозавод №5».

Целью курсовой работы является изучение организации деловых совещаний, бесед, выступлений.

К основным задачам работы можно отнести:

1. Изучение теоретических основ делового общения.

2. Анализ организационно-экономической и правовой характеристики предприятия ОАО «Хлебозавод №5».

3. Исследование проблемы организации деловых бесед, совещаний и выступлений на предприятии.

4. Предложение путей улучшения организации делового общения.

Работа состоит из двух глав. Первая глава описывает особенности и требования, предъявляемые к деловым совещаниям, беседам и выступлениям.

Вторая глава раскрывает общую характеристику предприятия, организационную структуру управления предприятием, основные технико-экономические показатели, проблемы организации делового общения на предприятии, пути совершенствования организации делового общения.

При написании работы были использованы различные источники литературы, в том числе по таким предметам как основы менеджмента, менеджмент, психология делового общения.

На совещании всегда присутствует секретарь, который ведёт протокол совещания. После окончания совещания составленный протокол, в котором отражены возникшие проблемы и предложены пути их решения. Протокол подписывается генеральным директором и является обязательным к исполнению начальниками подразделений.

К проведению совещания руководитель готовится заранее, но иногда случаются ситуации проведения внеплановых совещаний и руководитель не успевает к ним подготовиться. В данном случае, совещание идёт долго и практически на нём ничего не решается.

Заместители директора также проводят совещания с руководителями подчинённых им подразделений. Совещания проходят один раз в неделю в строго определённые дни. На них решаются текущие производственные вопросы. В настоящее время наблюдается частое проведение совещаний у заместителя директора по производству. Совещания проходят практически ежедневно без предупреждения. Начальников цехов собирают течение получаса, при этом ничего не объяснив. На совещаниях решаются не понятные вопросы, ставятся цели и задачи, которые и так уже решены. В связи с этим на предприятии, хотя и незначительно уменьшился выпуск продукции, так как при возникновении неотложных производственных вопросов начальник цеха отсутствует на производстве и в это время находится на совещании. Кроме того, на совещании находится и его заместитель. Поэтому для того, чтобы решить возникшую ситуацию ждут возвращения начальства с совещания.

Таким образом, можно сделать вывод, что основным недостатком в проведение деловых совещаний является низкая компетентность заместителя в вопросах проведения деловых совещаний. Что же касается организации деловых совещаний руководителя, то основным недостатком здесь можно выделить поспешность принятия решения по проведению внепланового совещания.

Ведение деловых переговоров руководителя предприятия либо его представителей готовится очень тщательно, так как от этого зависит деятельность предприятия. Деловые переговоры ведутся с поставщиками продукции, полуфабрикатов и прочее, необходимых для производственных нужд и в целом для предприятия.

Перед ведением деловых переговоров тщательно анализируется поставщик или потребитель, выясняются его достоинства и недостатки, подробно описывается суть ведения переговоров, какие вопросы должны быть решены в первую очередь, а какие можно отложить на потом.

К основным недостаткам ведения деловых переговоров на данном предприятии можно отнести:

- на переговорах отсутствует дух единой команды;

- выдвинутая делегация точно не знает, кто за какую часть переговоров отвечает;

- во время ведения переговоров наблюдается отход от основной темы.

Деловые переговоры – это встреча двух сторон для того, чтобы найти оптимальный или компромиссный вариант решения проблемы.

К деловым беседам, совещаниям и переговорам необходимо тщательно готовиться заранее. От того, насколько хорошо подготовлен руководитель к необходимому мероприятию, зависит успех всего предприятия.

В ходе работы было проанализирована деятельность руководства ОАО «Хлебозавод №5». В общем можно сделать вывод, что деятельности руководства в проведении деловых бесед, совещаний и переговоров отводится достаточно внимания. Но руководству ещё не достаточно знаний в данной области. Поэтому возникают внеплановые совещания, итоги переговоров не всегда в пользу предприятия, в ходе деловой беседы наблюдается уход от основной темы. Всё это отрицательно сказывается на деятельности предприятия.

После анализа проблем в области делового общения для руководства ОАО «Хлебозавод №5» были предложены пути совершенствования делового общения. К основным из них можно отнести более тщательная подготовка к совещаниям, переговорам, беседам строго по пунктам, выделять главное, не отклоняться от темы, видеть суть проблемы.

8. Лунева О.В., Хорошилова Е.А. Психология делового общения. – М. ИНФРА – М, 1997. – 304 с.

9. Макаров С.Ф. Менеджер за работой. - М.: Молодая гвардия, 1989.- 65 – 77 с.

10. Мальханова И.А. Деловое общение: Учебное пособие. – М.: Академический Проект, 2002. – 144 – 184 с.

11. Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ.- М.: « Дело», 1992.- 61-86 с.

12. Питер Э. Лэнд. Менеджмент – искусство управлять: Пер. с англ.- М.: ИНФРА – М, 1995.- 135 – 136 с.

13. Морозов А.В. Деловая психология. Курс лекций: Учебник для высших и средних специальных учебных заведений. – Спб: Издательство Союз, 2000. – 576 с.

14. Основы менеджмента. Учебно-практическое пособие. – М.: МЭСИ, 2001. – 126 с.

15. Яхонтова Е.С. Психология деловых отношений: Учебно-практическое пособие. – М.: МЭСИ, 1997. – 80 с.

16. Ридерз Дайджест. Ежемесячный журнал.2005 № 5.- 162 с.