«Проект создания архивной организации, оказывающей сторонним клиентам услуги по обработке, хранению и уничтожению документов»

В определенный момент развития любой компании наступает момент, когда становится очевидна необходимость эффективно управлять процессом роста количества документов, обеспечить их правильный учет и безопасное хранение.

На первый взгляд самое простое — это организовать свой собственный архив. Казалось бы, что для этого надо — выделить в офисе комнату под архив, поставить в эту комнату стеллажи, нанять профессионального архивиста, и всё, архив готов.

На самом деле не всё так просто. В офисе просто может не оказаться свободного помещения под архив, или руководство посчитает, что лучше отдать это помещение службе, которая будет использовать его более эффективно — например, отделу продаж, который будет приносить компании прибыль.

Очень часто под нужды архива выделяют подвальное или чердачное помещение. Но не достаточно просто поставить туда стеллажи. По пожарным нормам помещение архива должно быть обязательно оборудовано системами пожарной сигнализации и пожаротушения. А это уже большие деньги.

Даже при идеальном стечении обстоятельств ёмкости собственного архива исчерпаемы. Через 1-2 года вопрос выделения дополнительного помещения и оборудования архива встанет снова.

Аутсорсинг архивных потребностей компании — это комплексное решение, которое позволяет эффективно использовать дорогую офисную площадь, экономит деньги компании и позволяет сотрудникам сконцентрироваться на решении профильных для компании вопросов.

Специализированная компания, которая профессионально занимается хранением и архивной обработкой документов, хранит документы своих клиентов в специализированных архивных хранилищах. Такие хранилища обязательно оборудуются системами пожарной сигнализации и пожаротушения в соответствии с требованиями пожарной службы РФ, системами, обеспечивающими температурно-влажностный режим, необходимый для длительного хранения документов, и круглосуточную охрану.

Используя специализированную компанию, можно решить много проблем:

1. Не надо постоянно думать, где найти дополнительную площадь под растущий архив.

2. Нет дополнительных расходов на дооборудование архива и на наём дополнительного персонала.

3. Вы всегда знаете, где найти нужные документы.

Также компании, которые профессионально занимаются депозитарным хранением документов, оказывают широкий спектр дополнительных услуг по "приведению документов в порядок", а точнее — по архивной обработке документов (составление номенклатуры дел, проведение экспертизы ценности документов, научно-техническая обработка, переплёт документов и т.д.) и уничтожению документов с истёкшими сроками хранения.

Однако, в настоящий момент назвать рынок архивного аутсорсинга – рынком стремительно набирающим обороты сложно. Особенно это касается городов провинциальных. Например, в г. Омске только две компании предлагают подобные услуги.

Торможение развития этого рынка в регионах связано с тем, что кризисное экономическое положение заставило многие компании сократить даже свой персонал, не говоря уже об аутсорсинговых услугах. Сейчас наступает пери од стабилизации и возможно, это удачный момент, чтобы сделать рынку соответствующее предложение.

4. Организация уничтожения документов: упаковка документов в специальные контейнеры или мешки, их пломбирование, погрузка, транспортировка и необратимое уничтожение документов на шредере (возможно в присутствии представителя клиента), с предоставлением необходимых отчетных документов;

5. Организация вне офисного хранения документов: подготовка к хранению, погрузка, транспортировка и безопасное хранение документов;

6. Быстрый поиск и предоставление необходимых документов по запросу наших клиентов: по факсу, электронной почтой, курьером или любым другим удобным для клиента способом;

7. Приведение в соответствие законодательству архива (комплекса документов) организации: упорядочение документов с временными сроками хранения, экспертиза и отбор документов долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, разделение отобранных документов по категориям и видам, формирование дел из россыпи документов, группировка сформированных дел в описи, составление в необходимых случаях внутренних описей в делах, переплет дел в соответствии с архивными правилами, оформление обложек и корешков дел;

8. Составление предисловий к описям, исторической справки и, по желанию заказчика, очерка по истории организации;

9. Составление и согласование номенклатуры дел организации, редактирование и приведение в соответствие федеральному законодательству ранее разработанных номенклатур;

10. Обучение сотрудников организации правилам архивного делопроизводства с предоставлением образцов и форм необходимых документов и нормативных актов, проведение семинаров и консультаций по основным вопросам архивного делопроизводства;

11. Профессиональная оценка работы, произведенной другими организациями (соответствие работ федеральным нормативам и законодательным актам, оценка их качества), а также обоснование реальной стоимости и необходимости произведенных (либо планируемых к производству) работ со ссылками на соответствующие официальные документы и расценки, сложившиеся на архивном рынке.

Общая схема работы архивной компании с документами будет включать три основных раздела, после качественной экспертизы ценности документов:

• Уничтожение документов,

• Упорядочивание документов,

• Хранение документов (рис. 2).