«Документационное обеспечение управления»

В управленческой деятельности, как правило, решаются задачи двух типов: оригинальные (нетривиальные) и однотипные, повторяющиеся. Оригинальные задачи нельзя унифицировать и стандартизовать в полном объеме, но для них могут быть стандартизованы принципы решения. Для повторяющихся однотипных задач в большинстве случаев целесообразно стандартизовать как технологию их решения, так и формы представления информации.

Под унификацией в широком смысле понимается уменьшение мно-гообразия типов и видов изделий одинакового функционального назна-чения. Применительно к управленческим документам унификация заключается в установлении единообразия в составе и формах управ-ленческих документов, создаваемых в процессе осуществления од-нотипных управленческих функций и задач.

Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Утверждение - это особый способ удостоверения документа после его подписания. В отличие от реквизитов, обозначающих автора документа (реквизитов бланка), подписи, даты и индекса, которые применяются при оформлении всех организационно-распорядительных документов, гриф утверждения является дополнительным удостоверяющим реквизитом и применяется для придания юридической силы лишь отдельным видам и разновидностям документов. Как правило, перечень таких документов отражается в инструкциях и иных локальных нормативных правовых актах об организации делопроизводства. При этом может быть использован Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, являющийся приложением к Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях.

одна из самых важных причин создания электронного архива документов на предприятии - значительное сокращение времени на поиск и обработку информации. Пользователю нет необходимости идти в архив, листать огромные каталоги и описи, рыться на стеллажах. Для получения необходимого документа ему необходимо лишь иметь компьютер, включенный в компьютерную сеть предприятия и соответствующие права. Нужный документ можно найти и распечатать за считанные минуты. Поиск по атрибутам документов позволяет за считанные минуты находить такие подборки документов, на составление которых в обычных бумажных архивам ушли бы дни, а то и недели. При существенных размерах архива экономия времени может быть колоссальной.

1. Андреева В.И. Делопроизводство. — М., 2009.

2. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. — М., 2009.

3. Государственная система документационного обеспечения уп-равления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 2010.

4. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. — М., 2009.

5. Кузнецова М.В. Делопроизводство. — М., 2000. Лихачев М. Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие.—М., 2009.

6. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. — М., 2010.

7. Сокова А.Н. Разработка концепции документационного обеспе-чения управления // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. — Л., 2009.