«Анализ рынка автоматизированных систем ДОУ»

Вместе с тем, основным ресурсом во многих компаниях в первую очередь являются все же время и люди. При этом плохо отлаженные бизнес-процессы приводят к большому количеству потерянного времени, а в следствии этого и людей. Зачастую к такого рода простоям в работе, а соответственно и потерям в эффективности приводит именно взаимодействие с документами. Тем не менее, постоянный рост объемов создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации представляет собой необратимый процесс. Поэтому рано или поздно любая успешная организация сталкивается с проблемой оптимизации документооборота и отсюда возникает необходимость создания или внедрения наиболее эффективного решения – система электронного документооборота.

Система электронного документооборота представляет собой программное обеспечение, которое включает в себя функции по созданию, хранению и контролю за обращением документов в электронном виде. Основная функция подобных систем состоит в управлении электронной информацией в рамках рабочего процесса организации. Базовая СЭД должна включать в себя управление документами, документооборот, текстовый поиск и визуализацию, кроме того она поддерживает всевозможные форматы хранения и представления информации: от текстовых и графических до взаимодействия с ауди и видео данными.

Рынок систем электронного документооборота предлагает все больше разнообразных решений для автоматизации делопроизводства и перевода его из бумажного варианта в электронный. Вслед за крупными коммерческими предприятиями и государственными учреждениями за наведение порядка в этой области активно взялись представители среднего и малого бизнеса.

Очевидно, что сейчас настало время универсальных, гибких, многофункциональных решений, поэтому так важно разобраться с тем, что сегодня происходит на рынке СЭД и в какую сторону необходимо двигаться всем его участникам: нынешним и будущим.

Объектом выпускной квалификационной работы является автоматизированные системы ДОУ.

Предметом выпускной квалификационной работы является российский рынок автоматизированных систем ДОУ.

Целью исследования в курсовой работе является изучение особенностей российского рынка автоматизированных систем ДОУ.

Для достижения поставленной цели нужно решить следующие задачи:

- рассмотреть роль и понятие автоматизированных систем ДОУ;

- изучить законодательную базу деятельности службы документационного обеспечения управления;

- проанализировать российский рынок систем электронного документооборота;

- рассмотреть российские системы электронного документооборота.

В процессе решения указанных задач применяются различные методы исследования: анализа научной и исторической литературы, абстрактно-логический, синтеза, обобщения.

Методологическую основу нашего исследования составляет научная литература отечественных авторов, таких как Минаков В. Ф., Макарчук Т. А., Артемьев А. В.

Теоритической основой послужили труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов, посвященные проблеме внедрения электронного документооборота и разработке различных видов информационных систем, 8 М.Кирпичникова, Т.В.Кузнецовой, В.И.Андреевой, М.В.Кирсановой, М.В. Стенюкова, М.В.Ватолиной, А.В.Пшенко, В.Ф.Янковской, Н.М.Березиной, Т.В.Сигановой и других. В процессе подготовки выпускной квалификационной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах "Секретарское дело", "Делопроизводство и документооборот предприятия", а также информация и статьи с интернет сайтов.

Цель и задачи, поставленные перед настоящим исследованием определили его структуру. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы.

Автоматизированная система ДОУ стала разрабатываться с появлением более-менее доступного интернета. Первоначально они были предназначены для частичной автоматизации процессов работы с различной документацией. Доказав свою эффективность для классического делопроизводства, автоматизированные системы ДОУ стали внедряться как в государственные структуры, так и в частные организации. Постепенно данные системы стали обрастать все новыми и новыми функциями, превращаясь в комплексные решения, позволяющие максимально автоматизировать любую деятельность предприятия, связанную с документацией .

Под системой электронного документооборота понимается система, которая предназначена для организационного и автоматизированного управления электронными данными. Применение автоматизированных систем ДОУ дает возможность создавать и изменять документы, быстро и качественно передавать их, хранить в специальном хранилище и т. п.

Внедрение систем электронного документооборота на предприятии дает существенный положительный эффект. Благодаря им в организации осуществляются сокращение затрат, экономия ресурсов и увеличение производительности труда работников.

Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:

- Надежное хранение и удобный поиск документации.

- Поддержка и выполнение канцелярских задач.

- Своевременный контроль за исполнением документов и их маршрутизация.

- Создание аналитических отчетов.

- Обеспечение информационной безопасности.

Современные автоматизированные системы ДОУ также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач .

Существуют различные виды классификации систем электронного документооборота, однако самая показательная классификация представляет собой разделение автоматизированных систем ДОУ по титульному функционалу. Любая автоматизированная система ДОУ позиционируется своим разработчиком как предназначенная преимущественно для выполнения определенного типа задач. Это не значит, что в ней не предусмотрены какие-либо дополнительные технологии, присущие большинству «собратьев». Просто набор инструментов каждой системы электронного документооборота имеет свои сильные и слабые стороны. В классификации по титульному функционалу как раз и учитываются сильные стороны автоматизированных систем ДОУ.

Итак, выглядит она следующим образом:

- предназначенные для создания и работы с электронной документацией, а также цифровыми аналогами бумажных документов;

- системы для учета, автоматизирующие регистрацию событий и документов на протяжении всего их жизненного цикла (электронные картотеки);

- основной задачей которых является автоматизация работы с большими хранилищами корпоративной информации;

- системы, управляющие электронными архивами с документацией;

- автоматизированные системы ДОУ функционал которых специализируется на извлечении нужной информации из архивов и других электронных источников;

- системы, управляющие корпоративными процессами, обработкой документов и деятельностью сотрудников организации, которые привлекаются к работе с деловой документацией;

- информационные автоматизированные системы ДОУ, управляющие устройствами для хранения данных.

Существует также краткая классификация автоматизированных систем ДОУ по стране происхождения, используемая только в России. Согласно ей, системы электронного документооборота в нашей стране подразделяются на отечественные, импортные и российские, разработанные на зарубежной платформе Lotus/Domino. В нашем обзоре фигурируют примеры только двух зарубежных СЭД – EMC Documentum и Lotus Domino.Doc. Все остальные автоматизированные системы ДОУ имеют «гражданство» России .

Системы электронного документооборота решают одну из ключевых проблем бизнеса в административной части – они упрощают взаимодействие между сотрудниками.

В настоящее время на российском рынке существует множество систем электронного документооборота с различными функциональными возможностями, поэтому их выбору следует уделять особое внимание. Среди наиболее популярных СЭД можно выделить системы DIRECTUM, Дело, DocsVision, 1С: Документооборот, Евфрат-Документооборот.

Как видно из всего выше описанного каждая из систем достойна того чтобы существовать, но каждая должна существовать в своей собственной нише. Такие системы как MS Dynamics NAV, отличающиеся многомодульностью, и красивым графическим интерфейсом больше подходят для больших корпораций не экономящих на программном и аппаратном обеспечении, т.к. красивый и умный интерфейс подобных систем требует и соответствующей платформы – современных рабочих станций и серверов.

Что же касается системы МОТИВ, это еще более кроссплатформенная система (поддерживает установку даже на MacOS X) и еще менее требовательна к аппаратной базе. Такую систему можно посоветовать небольшим компаниям со слабо развитой ИТ-инфраструктурой, т.к. представители компании Мотив Москва обещают активную техническую поддержку с выездом специалистов по месту разворачивания системы. Единственный минус этих выездов в том, что филиалов фирма, как видимо, не имеет и все специалисты консультанты будут командированы из Москвы, что влечет не малые финансовые расходы на их транспортировку и проживание.

В целом применение подобных систем на территории РФ еще не очень сильно развито, как собственно и сама концепция электронного документооборота – люди еще никак не могут отвыкнуть от бумажных документов. Но если объединить усилия нескольких компаний и предоставить недорогой и разнообразный рынок услуг в данной сфере (само ПО и его развертывание), то в скором времени больше компаний перейдет на электронный документооборот, не зависимо от уровня корпоративности этих компаний.

С каждым годом системы электронного документа претерпевают активные изменения в зависимости от постоянно меняющихся требований к ним. Помимо основных возможностей, СЭД должны выполнять и более широкий круг задач. Поэтому среди главных трендов российского рынка таких систем выделяют расширение их функциональности. В настоящее время для СЭД важны такие возможности, как интеллектуальный поиск, управление совещаниями, видеоконференцсвязь, интеграция с другими информационными системами и прочие специфические задачи, в том числе автоматизация документооборота.

На сегодняшний день не осталось совершенно никаких сомнений в необходимости и удобстве использования в организациях СЭД систем. Улучшение контроля исполнительской дисциплины, сокращение числа потерянных документов, сокращение времени согласования, уменьшение количества ошибок в работе с типовыми документами – все эти преимущества стали весьма очевидными.

Производители на российском рынке соревнуются за лидерские позиции и представляют большой спектр решений. Кроме того, очевидно, что потребности в СЭД системах среди отечественных организаций далеко не исчерпаны, а потому все участники и аналитики этого рынка не сомневаются в его перспективах и прогнозируют его дальнейшее развитие как минимум с сохранением текущих темпов роста. Вместе с тем требования компаний к СЭД меняются день ото дня. Современные решения высокого класса должны обладать не только традиционными возможностями, но и решать более широкий круг задач. Более того, некоторые организации, такие как госорганы или крупные холдинги, делают ставку на СЭД, как на инструмент управления.

При осуществлении выбора СЭД руководители современных компаний следуют не только за непосредственными функциональными возможностями такого программного обеспечения, но и закладывают в его структуру возможность учета общей стратегии развития, соответствие целям и миссии компании, ожидания относительно привнесения определенного уровня инноваций в компанию вместе с внедрением системы и конечно же возлагают надежды на существенный экономический эффект от внедрения такого решения. Расширенный функционал систем, облачные сервисы, процесс импортозамещения, мобильность, умные решения, юридически значимый документооборот, корпоративные соцсети – таковы главные тренды рынка СЭД в ближайшем будущем, но знать и быть готовым к ним надо уже сейчас.

4. Барабанова М.И., Воробьев В.П., Минаков В.Ф. Экономико-математическая модель динамики дохода отрасли связи России // Известия Санкт-Петербургского государственного экономического университета. – 2013. – № 4 (82). – С. 24–28.

5. Белая Т.Р., Сокова А.Н. ЕГСД-35 лет. Отечественные архивы, -М.: 2009, с.16-21

6. Быкова Т.А. Технологии управления документами, или устарело ли делопроизводство. «Управление документацией: прошлое, настоящее, будущее» Материалы III Международной конференции, посвященной памяти профессора Т. В. Кузнецовой. Министерство образования и науки Российской Федерации; Российский государственный гуманитарный университет, Историко-архивный институт,Факультет документоведения и технотронных архивов, Кафедра документоведения. 2017. С. 382-388.

7. Быкова Т.А., Конькова А.Ю. XXIII Международная научно-практическая конференция, посвященная 50-летию ВНИИДАД: «Документация в информационном обществе: архивоведение и документоведение в современном мире». Делопроизводство. 2017.№ 1. С. 11-17.

8. Быкова Т.А. Профессиональная подготовка документоведов: от историик современности. Документ. Архив. История. Современность//Материалы VI Международной научно-практической конференции. 2016. С. 17-20.

9. Варламова Л.Н. Стандартизация как элемент методической базы информационно-документационного обеспечения управления.//Вестник РГГУ. Серия: Документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и информационная безопасность. 2017. № 3 (9). С. 9-17.

10. Варламова Л.Н. Стандартизация управления документами. Учебник. – Москва ООО «ТЕРМИКА.РУ» . 2016. С.428

11. Варламова Л.Н. Специфика подготовки документов в России и за рубежом. Отечественные архивы. 2016. № 4. С. 27-32.

12. Гаевская, А. (2014). "Обзор систем электронного документооборота". Корпоративный менеджмент.

13. Галстян А.Ш., Шиянова А.А., Минаков В.Ф., Минакова Т.Е. Верификация экономико-математической модели инновационного развития связи и инфо-телекоммуникаций России // Вестник Северо-Кавказского федерального университета. – 2015. – № 3 (48). – С. 78- 84.

14. Горячева Е.А., Минаков В.Ф., Барабанова М.И. Модель управления ликвидностью при контроле Банком России в режиме реального времени // Экономика, статистика и информатика. Вестник УМО. – 2013. – № 4. – С. 178-183.

15. Еремичев, М. Документооборот, его развитие и нормативно-методическая регламентация /М. Еремичев // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2013. № 9. – С. 18-24.

16. Зайцев, В.В. Показатели качества процессов внедрения и использования информационных систем управления документами / В.В. Зайцев // Вестник Московского энергетического института. 2015. – № 1. – С. 146-154.

17. Зерщикова М. А., Калитвенцева А. А. Законодательная база деятельности службы документационного обеспечения управления // Молодой ученый. — 2017. — №22.1. — С. 32-34. — URL https://moluch.ru/archive/156/44314/ (дата обращения: 09.02.2019).

18. Корнеев И.К. Информационные технологии в работе с документами [Текст]: Учебник / И.К. Корнеев. – М.: Проспект, 2015. – 297 с.

19. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами. Учебник. – М.:, Инфрма-М, 1999. С.575

20. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство / И.Н. Кузнецов, учебно-справочное пособие. – М.: Издательский дом Дашков и К, 2013. – 526 с.

21. Кузнецов, С.Л. Новый стандарт на системы электронного делопроизводства / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело.– 2014. – № 13. – С.19-25.

22. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. –М.: ООО Журнал «Управление персоналом», 2007. С. 528

23. Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г. Документоведение: учебник. Под ред. Куняева Н.Н. –М.: Логос, 2015. -352 с.

24. Ларин М.В., Ларин М.М. Документационное обеспечение управления проектами: учебно-методическое пособие. -М.: ВНИИДАД, 2011. С.192

25. Ларин М.В., Плешкевич Е.А., Янковая В.Ф. и др. Документоведение: учебник для студ. учреждений высш. образования / Под ред.М.В. Ларина. –М.: Издательский центр «Академия», 2016. С.320

26. Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении Метод. пособие. –М.: ВНИИДАД, 2008. С.208

27. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел. –М.: ВНИИДАД, 2010. С. 30

28. Петрик, И. Выбираем систему электронного документооборота / И. Петрик, Т. Игонтова //IT Бел. – 2009. – № 9. – С.48–50.

29. Платко А.Ю., Наянов Е.А. Методическая оценка эффективности работы отделов информационно-документационного обеспечения.// Экономика и предпринимательство, №11 (2), 2016. С.721-726

30. Платко А.Ю., Фалеев П.С. Проблема идентификации электронного документа. «Информационные технологии в науке, бизнесе и образовании». Материалы IX Международной научно-практической конференции студентов, аспирантов и молодых ученых (01 декабря 2017). –М.: МГЛУ, 2017

31. Путькина Л.В. Особенности использования электронного документооборота для эффективной работы современного предприятия // Электронный научно-практический журнал Naukarastudent.ru. – 2016 .– №. 01 (25) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://nauka-ra*tudent.ru/25/3173/

32. Сенченко П.В. Документационное обеспечение управленческих решений [Текст]: Учебное пособие / П.В. Сенченко, Ю.П. Ехлаков, В.Е. Кириенко; Министерство образования и науки Российской Федерации, Томский Государственный Университет Систем Управления и Радиоэлектроники (ТУСУР). – Томск: Эль Контент, 2011. – 142 с.

33. Суровцева Н.Г. Применение процессного подхода при разработке методических рекомендаций к правилам работы архивов организаций. Документ. Архив. История. Современность Материалы VI Международной научно-практической конференции. 2016. С. 195-197.

34. Суровцева Н.Г. Влияние междисциплинарного подхода на формирование терминосистем документоведения и смежных научных дисциплин. Вестник РГГУ. Серия: Документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и информационная безопасность. 2016. № 2 (4). С. 62-70.

35. Суровцева Н.Г. Документационное обеспечение управления в контексте современной российской модернизации. Урал индустриальный. Бакунинские чтения: Индустриальная модернизация Урала в XVIII-XXI вв ХII Всероссийская научная конференция, посвященная 90-летию Заслуженного деятеля науки России, доктора исторических наук, профессора Александра Васильевича Бакунина. Материалы в 2-х томах. Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н. Ельцина; Уральское отделение Российской Академии Наук, Институт истории и археологии; Главный редактор: Запарий В.В. 2014. С. 587-591.

36. Технология и автоматизация делопроизводства/под.ред. В.В.Паневчика. – Минск:БГЭУ, 2012.

37. 1С: Документооборот 8 [Электронный ресурс] // URL: http://v8.*c.ru/doc8/ (Дата обращения 12.03.2019 г)

38. Обзор системы ELMA ECM [Электронный ресурс] // URL: http://www.doc*online.ru/software/elma (Дата обращения 12.03.2019 г)

39. Официальный сайт компании ЭОС. Система электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО» [Электронный ресурс] // URL:

https://www.e*s.ru/eos_products/eos_delo/ (Дата обращения 22.03.2019 г)

40. Официальный сайт. Системы для комплексных задач внутреннего и внешнего документооборота Directum [Электронный ресурс] //URL: http://www.dire*tum.ru/ (Дата обращения 22.03.2019г)

41. Система электронного документооборота автоматизации бизнес-процессов [Электронный ресурс] // URL: http://www.ev*rat.ru/ (Дата обращения 22.03.2019 г)

42. Системы электронного документооборота. Управление корпоративной информацией.//[Электронный ресурс]. URL: http://www.tad*iser.ru/index.php/%D0%A1%D0%AD%D0%94 Дата обращения 20.07.2017 г.

43. Тандем. Автоматизация бизнеса.//[Электронный ресурс] URL: http://tandem*ervice.ru/products/tandem-university/stoimost (Дата обращения 21.03.2019)

44. Тезис современная система документооборота [Электронный ресурс] // URL: https://www.tezi*-doc.ru/ (Дата обращения 22.03.2019 г)

45. Чемеков В. Оценка по KPI работников бэк-офисов. [Электронный ресурс] // URL: http://hr-me*ia.ru/otsenka-po-kpi-rabotnikov-bek-ofisa-razberem-po-shagam/ (Дата обращения 30.03.2019 г.)

46. Эффективные решения. О системе Documentum [Электронный ресурс] // URL: https://er*dv.ru/docflow_documentum/ (Дата обращения 22.03.2019 г)

47. Alshibly, H., Chiong, R., & Bao, Y. (2016). "Investigating the Critical Success Factors for Implementing Electronic Document Management Systems in Governments: Evidence From Jordan". Information Systems Management , 287-301.