«Отчет по практике по документоведению на примере ООО «Девелопмент-Авто»

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения.

― нумерацию листов дела;

― составление листа-заверителя;

― составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

― внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Особенности хранения кадровой документации в организации ООО «Девелопмент-Авто» обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на два подвида:

― хранение документов в процессе их исполнения;

― хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения находятся у исполнителя (секретаря предприятия), который хранит их в специальных папках. На данных папках содержится с надпись «На подпись», «Срочно» и другое, а также фамилия, инициалы, телефон секретаря.

Исполненные документы подшиваются и хранятся в делах в соответствии с номенклатурой дел. Сразу отметим, что текущее хранение документов предполагает процедуру их формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в службе персонала ООО «Девелопмент-Авто» все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному

― алгоритм действий ООО «Девелопмент-Авто» по разработке, ведению и обеспечению хранения документов, в том числе документов службы персонала является следующим: проверка требований нормативных правовых актов, установивших сроки хранения конкретных видов документов; хранение документов; архивные документы, которые не были включены в состав документов Архивного фонда Российской Федерации, подлежат уничтожению либо хранению в архиве организации; по истечении временных сроков хранения архивные документы подлежат экспертизе и могут быть уничтожены.

― инструкция по кадровому делопроизводству позволяет наладить оптимальный алгоритм документооборота в соответствии с управленческими потребностями организации, эффективно учесть все нормативные требования в сфере трудового и архивного законодательства.

― организация делопроизводства в организации ООО «Девелопмент-Авто» полностью соответствует существующим нормам и законодательству.

На основании полученных выводов, нами были разработаны следующие рекомендации, направленные на совершенствование системы документационного обеспечения управления предприятия.

Итак, рекомендуем для службы персонала вести следующую номенклатуру дел:

1. Нормативно-правовые акты, регулирующие работу отдела кадров.

2. Штатное расписание.

3. Положение об отделе кадров.

4. Документы по подготовке и переподготовке работников, повышению квалификации, планы, программы и так далее.

5. Переписка с другими организациями по вопросам повышения профессиональной квалификации, поиска кадров и так далее.

6. Приказы о приеме, увольнении работников.

7. Приказы о поощрениях, применении дисциплинарных взысканий.

8. Приказы о командировании.

9. Приказы о переводе на другую работу, повышении в должности.

10. График отпусков.

11. Должностные инструкции работников организации.

12. Трудовые договоры.

13. Договоры о полной материальной ответственности.

14. Табель учета рабочего времени.

15. Картотека личных дел работников.

16. Картотека трудовых книжек.

17. Картотека личных карточек работников (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)).

18. Картотека актов (к выделению на уничтожение документов, о приемке-передаче дел и другие).

19. Журнал учета приема, перевода, увольнения работников.

20. Журнал учета выдачи командировочных удостоверений.

21. Журнал учета военнообязанных.

22. Журнал учета приказов по личному составу (Можно рекомендовать выделить Журнал учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет и Журнал учета других кадровых приказов).

23. Журнал учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров.

24. Журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

25. Журнал

7. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).