«Организация работы архивной службы»

Стоит отметить, что архивное дело в Российской Федерации  деятельность государственных органов, органов местного самоуправле-ния, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Таким образом, указанная деятельность  это совокупность действий, направленных на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Все перечисленные виды действий осуществляют государственные органы, органы местного самоуправления, организации, граждане.

Анализ вопросов научного управления архивным делом, сохранения целостности и безопасности архивов, организации их эффективного функционирования невозможен без изучения теоретических и практических аспектов организации работы архивных служб. Данные вопросы неоднократно анализировались в работах отечественных ученых. Здесь можно отметить, например, работы Т.А. Бирюковой, А.А. Кирилловых, С.П. Шаповаловой, О.В. Шаповаловой. Но, несмотря на большое количество научных исследований, рассматриваемая в работе тема остается актуальной.

Целью данной работы является анализ, как теоретических, так и практических аспектов организации работы архивных служб. В соответствии с поставленной целью в работе определены следующие задачи:

- анализ вопросов создания архивов и их основных видов;

- изучение основных задач и функций архива;

- анализ организации деятельности конкретной архивной службы;

- изучение методов и способов оптимизации деятельности конкретной архивной службы.

Работа включает в себя введение, две главы, содержащие четыре параграфа, содержание которых соответствует поставленным в работе задачам, заключение, а также библиографический список.

Часть 2 статьи 13 Закона предоставляет организациям и граж-данам, которые осуществляют какую-либо деятельность (например, предпринимательскую, научную, хозяйственную и иные виды), право создавать архивы, включающие в себя архивные документы, образовывающиеся в процессе деятельности таких организаций и граж-дан.

Обратим внимание на то, что гражданам и организациям предос-тавлено именно право создавать архивы, это не является их обязанно-стью. Соответственно, в случае, если гражданами и организациями не будут созданы такие архивы, то никаких правовых последствий, в том числе в виде юридической ответственности, для них не наступит.

Вопрос о создании архивов граждане и организации решают самостоятельно, то есть по своему усмотрению в зависимости от необходимости создания таких архивов в целях их сохранения, а также в зависимости от важности и ценности документов.

Основные задачи архивной службы связаны с наполнением архива необходимыми для хранения документами, организации их сохранности, обеспечением их четкого учета и эффективного использования. Отсюда вытекают и основные функции архивной службы – организация работы с источниками комплектования архива, прием документов в архив, а также организация работы с принятыми в архив документами.

За нарушение правил работы с документами архивные службы несут установленную законодательством ответственность.

Существуют различные критерии распределения документов в рамках архивной службы. Возможно их структурное, хронологическое, отраслевое, тематическое, функциональное, предметно-вопросное, номинальное, корреспондентское, географическое и авторское группирование. Систематизируют их, как правило, либо по хронологически-структурному, либо по структурно-хронологическому принципу, в зависимости от их состава и тематики. В последнее время, все большее использование получают электронные архивы.

В работе проанализирована деятельность архива Управления Федеральной регистрационной службы по Ростовской области. Проведенный анализ показал, что деятельность архива Управления эффективно организована. Для дальнейшей оптимизации работы архива Управления, в целях искоренения коррупционной составляющей, препятствования совершения с документами незаконных сделок, а также подлога хранящихся документов, необходимо перевести правоустанавливающие документы, хранящиеся в архиве, из бумажного в электронный вид.

5. Тихонов В.И. Архивное хранение электронных документов : проблемы и решения // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006.  №3.  С. 45-50.

6. Тихонов В.И. Задачи архивного хранения электронных документов : из опыта ЦАДЭНМ // Отечественные архивы.  2010.  №3.  С. 51-60.

7. Храмцовская Н.А. Архивное хранение электронных документов глазами министерств и ведомств // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. – №8. – С. 19-24.

8. Храмцовская Н.А. Зарубежный опыт: модернизация системы управления документами Еврокомиссии // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007. – №9. – С. 40-52.

9. Храмцовская Н.А. Проблемы применения нового перечня типовых управленческих архивных документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2011. – №1. – С. 22-33.

10. Шаповалова С.П., Шаповалова О.В. Организация архивной работы в Управлении федеральной регистрационной службы по Ростовской области. // Делопроизводство. – 2009. – №3. – С. 14-21.