«Документирование организационной деятельности предприятия»

Важно не только знать, как правильно составить и оформить документ, нон уметь организовать работу с документом на всех этапах его прохождения от момента создания до исполнения.

Цель реферата – рассмотрение особенностей документирования организационной деятельности предприятия

Задачи:

- дать характеристику документированию как элементу деятельности предприятия;

- рассмотреть основные виды организационных документов;

- выявить особенности документирования организационной деятельности предприятия.

Инструкции – обычно это документ меньшего размера, чем стандарт / регламент. Инструкция описывает конкретную операцию (маленький процесс) .

Отметим, что существуют несколько типов инструкций: должностные, описывающие ответственность, обязанности и права сотрудника; по эксплуатации оборудования, описывающие как использовать единицу оборудования (прибор); рабочие/технологические, описывающие как выполнять конкретную операцию

Почти все предыдущие формы документов описывают процессы. Существуют другие виды документов организации, которые не фокусируются на процессах.

Положения о подразделениях – документы, похожие на должностные инструкции, но описывающие права, обязанности и взаимодействие подразделений . Задача такого документа – четко разъяснить читающему, какие процессы находятся в зоне ответственности подразделения, какими правами подразделение обладает и как взаимодействует с другими подразделениями.

Записи (журналы, отчеты, протоколы, рабочие тетради) – носители информации, документы, в которых хранится информация об различных операциях в организации.

Основное отличие записей от стандартов, инструкций и регламентов –записи описывают конкретные результаты деятельности, в то время как инструкции, регламенты, стандарты описывают, как должна выполняться деятельность.

Также часто организация использует в своей деятельности внешнюю документацию, которая разрабатывается и создается вне организации (справочники, журналы, техническая литература и т.п.). Несмотря на внешнее происхождение, такая документация тоже требует учета, контроля адекватности, правильного использования и хранения.

Таким образом, мы выяснили, что все описанные выше документы представляют собой элементы системы документации.

На предприятии существует следующая организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:

– организационные документы;

– распорядительные документы;

– информационно - справочные документы.

На предприятии существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

8. Документы и документация/h**t://w*w.docidoc.r*

9. Ефремова Т.Е. Новый словарь русского языка//zipsites.r*/books/slovari/pdf_efremova/start.pdf

10. Словарь бизнес – терминов// h**t://best-stroy.r*/dic/business.php?dic_tid=4038&dic_ltr=%d0%94