«Использование информационных технологий в кадровой службе организации»

На протяжении ряда лет происходит рост не только документообо-рота на традиционных носителях, но и информации, проходящей по электронным каналам, а также документов, связанных с функционированием компьютерных систем.

Актуальность темы данной выпускной квалификационной работы (ВКР) обусловлена тем, что учреждения остро ощущают необходимость организации эффективного управления информационными ресурсами, предпринимаются активные шаги по использованию компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками (и информацией в широком смысле).

Целью написания ВКР является анализ часто используемых в организациях систем, выделение из них наиболее эффективной и анализ принципа работы программы на примере конкретной организации.

Исходя из этого выстраивается ряд следующих задач:

1. Ознакомление с кадровой службой организации, ее структурой и задачами.

2. Ознакомление с кадровыми документами организации.

3. Выделение наиболее часто используемых в организация систем по ведению кадрового делопроизводства.

4. Описание выделенных кадровых систем, их преимущества и недо-статки.

5. Общее табличное сравнение программ и выделение наиболее эффективной из них.

6. Анализ использования выделенной системы электронного кадрового документооборота на примере ОАО ПО «Кристалл».

В выпускной квалификационной работе рассмотрен ряд различных компьютерных систем, обеспечивающих ведение документационного обес-печения кадровой службы организации, их преимущества и недостатки.

Если на предприятии численность работников небольшая и нет специальной кадровой службы, то обычно в штатном расписании предусматривается должность инспектора по кадрам.

На некоторых предприятиях, где введение должности инспектора по кадрам нецелесообразно, руководитель предприятия приказом о назначении ответственного за ведение кадровой работы одному из работников (обычно секретарю или специалисту по делопроизводству, а нередко и работникам бухгалтерии) поручает ведение кадрового делопроизводства, трудовых книжек, табельного учета и оформление документов для назначения пенсии.

Задачами отдела кадров являются:

• организация работы по обеспечению подбора, расстановки, ис-пользованию рабочих и специалистов;

• формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва;

• организация системы учета кадров.

1.1. Кадровые документы организации

Трудовое законодательство РФ предусматривает обязанность ведения на предприятии различных кадровых документов. Все они в той или иной степени способны защитить работника от произвольных решений работодателя.

1. Документы, закрепляющие структуру и штат предприятия (структура организации и штатная численность, штатное расписание и др.).

2. Локальные правовые акты организации (положение о структурном подразделении, должностные инструкции работников, правила внутренне-го трудового распорядка, положение об обработке персональных данных работника и т.д).

3. Документы о приеме на работу, переводе, увольнении (трудовой договор, изменение к трудовому договору, приказа о приеме работника на работу, приказ о переводе работника на другую работу, приказ об увольнении работника и прекращения действия трудового договора, личная карточка работника, трудовая книжка работника, личное дело работника).

4. Оформление командировок (служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение).

5. Оформление отпусков работников (график отпусков, приказ о предоставлении отпуска работнику).

6. Другие кадровые документы (приказ о поощрении работника, приказ об изменении анкетно - биографических данных, приказ о наложении дисциплинарного взыскания, приказ о предоставлении неполной рабочей недели, приказ о привлечении работника к сверхурочной работе).