«Разработка подсистемы информационной системы почтового отделения связи отдела по подписке»

Темой выпускной квалификационной работы является «Разработка подсистемы информационной системы почтового отделения связи отдела по подписке».

Актуальность

Несмотря на повышение компьютеризации общества, в сфере подписки на периодические печатные издания в почтовом отделении связи до сих пор нет средств, позволяющих в достаточной мере автоматизировать процесс ведения документации и отчетности. Одной из составных задач можно рассматривать проблему хранения всей документации в бумажном виде. О своевременности и актуальности рассматриваемой проблемы говорит тот факт, что большую часть своего времени работники почтового отделения связи тратят на оформление различной документации и отчетов. Огромное количество бланков заказа, из-за высокой стоимости такого продукта и отсутствия предложений не имеют такую информационную систему, что гарантирует потребность в данном продукте.

Объектом исследования данной выпускной квалификационной работы является «Почтовое отделение», а именно отдел подписки. Почтовая связь это вид связи, представляющий собой единый производственно - технологический комплекс технических и транспортных средств, обеспечивающий прием, обработку, перевозку, доставку (вручение), почтовых отправлений, а также осуществление принятия подписки на периодические печатные издания у населения. Рынок подписки является весьма привлекательным для компаний, выпускающих каталоги изданий. По оценкам экспертов, его годовой объем составляет порядка 400 млн. долл. Весь рынок делят между собой «Почта России», «Роспечать», Межрегиональное агентство подписки и Агентство подписки и розницы. Формирование рынка началось в начале 90-х годов. Распространением изданий по подписке занимались местные Управления федеральной почтовой связи (УФПС). Они самостоятельно работали с издателями и подписными агентствами, сами издавали каталоги и принимали подписку у граждан. После объединения УФПС в рамках единого национального почтового оператора Федеральное государственное унитарное предприятие (ФГУП) «Почта России», государственное предприятие начало работу по унификации и стандартизации всех почтовых услуг, в том числе и услуг по подписке. В 2003 г. «Почта России» приняла решение отказаться от издания региональных подписных каталогов и прочих функций, которые связаны с маркетингом и работой с каталогами.

Так как, сотрудники почтового отделения выполняют большое количество рутинной работы, связанной с обработкой информации, которая находится на бумажных носителях, что занимает большое количество времени, необходимо спроектировать информационную систему для автоматизации отдела подписки.

Предмет исследования - процесс осуществления подписки населения на периодические печатные издания.

Цель работы заключается в разработке подсистемы информационной системы почтового отделения связи отдела по подписке.

Информационная система, являющаяся ядром информационной системы должна отображать весь перечень газет и журналов, которые имеются в наличии, содержать информацию о подписчиках, сотрудниках почтового отделения связи, облегчить поиск необходимых изданий, процедура подписки должна проходить быстро и качественно. Далее созданную базу данных можно будет расширить для использования в других целях. Достижение цели осуществляется решением следующих задач:

1 – разработать базу данных (электронный каталог) для хранения информации о периодических изданиях.

2 – составить электронные бланки реестра Ф. СП-1, Ф. СП-3, Ф. СП-5П, Ф. СП-6, удобные для заполнения аналогичных бумажному бланку, предназначенные для ввода данных по полученной информации.

3 – учесть возможность печати заполненных бланков реестра Ф.СП-1, Ф.СП-3, Ф.СП-5П, Ф.СП-6, для использования их, как сопроводительная документация.

4 – учесть, что в работе с базой данных принимают различные категории пользователей: операторы, администратор, начальник.

Для решения задач будут использоваться следующие методы:

1 – анализ предметной области.

2 – методы проектирования реляционной базы данных.

Данная выпускная квалификационная работа содержит 3 главы, введение и заключение.

В первой главе будут рассмотрены основные понятия теории информационных систем, модели представления данных и проектирования баз данных, а также будет рассмотрена Microsoft Access как средство для разработки баз данных.

Во второй главе рассматривается характеристика и организационная структура предприятия, анализ входной и выходной документации, а также разработка инфологической и логической модели.

В третьей главе: реализация модели программного обеспечения информационной системы, приведены требования к аппаратному и программному обеспечению информационной системы, описание интерфейса пользователя.

Цель работы заключалась в разработке подсистемы информационной системы почтового отделения связи, отдела по подписке.

Первый этап проектирования заключается в тщательном анализе предметной области работы почтового отделения, а именно рассмотрение организационной структуры предприятия, анализ входной выходной документации, построение инфологической модели, построение логической модели. Для проектирования информационной системы был выбран метод «сущность-связь». С помощью этого метода были выявлены взаимосвязи между сущностями, они отобразились в виде инфологической модели.

В ходе анализа предметной области были выявлены группы параметров для каждого из объектов, информация о которых будет храниться в проектируемом приложении. Были также выявлены:

– ограничения, накладываемые на информацию, которая будет храниться в базе данных;

– перечень запросов на предоставление справочной информации;

– возможные изменения информации, которая будет храниться в базе данных, а также добавление новой и удаление ненужной информации;

– перечень отчетов, которые будут необходимы работникам, которые будут обслуживать проектируемую базу данных.

Результаты проведенного анализа должны быть сгруппированы должным образом и представлены в виде отчета на бумажном носителе.

Второй этап проектирования был разделен на две фазы, первая из них это выбор методологии проектирования, а вторая – проектирование информационной системы «Почтовое отделение».

Третий этап проектирования заключается в реализации информационной системы «Почтовое отделение» с помощью СУБД Microsoft Access. Выбор для реализации информационной системы Microsoft Access обосновывается следующим. Во-первых, эта СУБД входит в состав наиболее распространенного пакета прикладных программ по работе с документами Microsoft Office. Из Microsoft Access возможен экспорт информации в другие приложения, входящие в Microsoft Office (MS Word, MS Excel). Во-вторых, Microsoft Access может являться дополнением к другим приложениям, в частности и СУБД, таким как Delphi, dBase и другие.

Задачи, поставленные в данной ВКР были успешно решены, а цель достигнута.

Главным результатом выпускной квалификационной работы является программный продукт, содержащий информацию о подписных изданиях, карточках заказа, сотрудниках почтового отделения связи, издательствах, информацию о почтовых отделениях связи.

Программный продукт позволяет формирование отчётных документов: «Абонемент Ф.СП-1», «Карточка заказа Ф.СП-5», «Карточка-перадресовка Ф.СП-5П», «Реестр Ф.СП-3», «Заказ Ф.СП-6», «Квитанция».

Для реализации процесса защиты информации был предусмотрен вход в систему по паролю, который будет предоставлен пользователю базы данных разработчиком. При необходимости пароль может быть изменён по схеме указанной в инструкции пользователю.

7. Харитонова И. Microsoft Access 2003 в подлиннике / Харитонова И., Михеев М. СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 2004.

8. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. – СПб.: Питер, 2001. – 304 с.

9. Хомоненко А.Д., Гридин В.В. Microsoft Access. Быстрый старт. – СПб.: БХВ-Петербург, 2003. – 304 с.

10. Золотова С.И. Практикум по Access. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 144 с.